Até pouco tempo atrás o comum em condomínios, principalmente residenciais, era ter uma gestão caseira feita por um condômino eleito Síndico, por um determinado período previsto em Convenção, por prazo não superior a dois anos, podendo ser reeleito por igual período.

Apesar do risco de pagamento de indenização em razão da responsabilidade civil e criminal do Síndico, por atos contrários a convenção e legislação vigente, pouco ou quase nada disso se levava em consideração, porque amparado por seguro de responsabilidade civil contratado pela maioria dos condomínios e pela relação próxima e convivência daquele condômino síndico com os demais.

Ultimamente os condomínios começaram a se comportar de outra forma, por serem mais complexos e os condôminos mais exigentes, com relação a resultados e valorização do patrimônio. O condômino mero pagador de boleto, está desaparecendo aos poucos, até por força da velocidade e qualidade de informação trocada e encontrada na internet.

Hoje a exigência por uma administração mais profissional vem se apresentando sistematicamente. Motivada, por um lado, pelo fato das Administradoras só participarem da gestão do condomínio – de fora para dentro – ou seja não se envolvem com os processos internos de gestão e, por outro lado, pela falta de interesse dos condôminos em assumir o encargo de sindico pela sua complexidade e pela responsabilidade legal decorrente do exercício dessa atividade.

Que a demanda por síndicos profissionais tem crescido, não se discute, como não se discute também a falta de preparo de grande parte desses profissionais e também por parte dos condôminos que, na sua maioria, desconhecem e não exigem a adoção de processos de gestão transparentes, claros e bem definidos, sempre atrelados a resultados positivos da sindicatura, até mesmo buscando uma valorização imobiliária de suas propriedades.

Esses fatos têm contribuído muito para um turnover elevado dos síndicos profissionais. Segundo pesquisa realizada, em julho de 2019, pela AABIC (Associação de Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios), a rotatividade desses profissionais passou de 47%, em 2018, para 65%, em 2019, apontando um aumento de 13,7%.

Outro dado alarmante passado pelo Sr. Rubens Carmo Elias Filho | Presidente do Conselho da AABIC |, numa entrevista realizada em Florianópolis, em abril/2019, foi que 52% dos condomínios em São Paulo, que adotaram a gestão por um síndico profissional, retornaram ao modelo antigo com síndicos orgânicos (condôminos).

Essas informações mostram não é só um problema de qualificação técnica dos síndicos profissionais, mas também um alto índice de insatisfação dos condomínios com gestão de síndicos não orgânicos.

Em decorrência e naturalmente, começou-se a discutir, falar mais e ser dado um tratamento empresarial ao condomínio, divergindo, na prática, de uma empresa, somente por não ter fins lucrativo. A percepção dos proprietários condôminios cada vez mais é que não se pode administrar um condomínio com tantas variáveis legais, fiscais, trabalhistas e financeiras, de forma amadora, em vista dos desperdícios financeiros e desgastes pessoais com seus vizinhos e entre os mesmos.

Como organizar os diversos processos internos de um condomínio? Como fazer a escolha acertada de um Síndico profissional? Apesar dos princípios de governança e “compliance” serem, na grande maioria, estranhos no segmento condominial, eles vêm sendo buscados e aplicados cada vez mais. Um condomínio não está livre de ações corruptas e de má administração, fatos que podem trazer sérios problemas aos envolvidos direta e indiretamente, mas para evitar tais dissabores controles e processos internos devem ser implementados.

Diante desse cenário | Como preparar o Condomínio para receber um Síndico Profissional.

I – Avaliação da Convenção / Regulamento Interno

A primeira questão básica é verificar se é permitido ao Condomínio, em sua convenção, ter uma administração terceirizada, em vista da possibilidade legal da administração por empresa ou síndico profissional. Mas a questão nem é tanto quanto a permissão da eleição de um síndico profissional, mas sim, quanto as questões como: forma da contratação e consequente destituição.

É de fundamental importância que tais procedimentos estejam muito bem estabelecidos em Assembleia ou mesmo na Convenção para evitar problemas quando da efetivação desses processos, principalmente a destituição, que, para maior segurança e celeridade, quando da necessidade, não poderá ter o mesmo tratamento da destituição de um síndico orgânico.

O ideal, nessa circunstância, é que o Conselho Deliberativo, quando houver, tenha o poder, competência, delegada em Assembleia, por decisão da maioria de seus membros, para destituir o síndico profissional, por meio de rescisão do contrato de prestação de serviços. Dessa forma, não haveria a necessidade de levar essa questão para uma decisão assemblear, o que seria bem mais complicado, custoso e burocrático. Pode-se até prever que a destituição levada a efeito pelo Conselho, será ad referendum da próxima Assembleia Geral.

Uma outra questão superimportante, diz respeito a alçada e competência desse profissional terceirizado. Deve-se deixar bem claro os limites de sua competência e a partir de quando ele dependerá de consulta ao Conselho, ou até à quando ambos deverão justos buscar uma decisão assemblear.

Estabelecer um quadro de alçadas e competências com regras claras e objetivas preservarão os interesses do condomínio, mesmo que haja alternância de poder. Ela valerá em quaisquer circunstâncias a partir da sua criação e aprovação assemblear passa a fazer parte da administração e gestão condominial.

II – Ter um claro entendimento da diferença entre o Síndico Orgânico e o Profissional

Os artigos 1347 e 1348 do Código Civil, que regulam o condomínio, não fazem distinção entre síndico orgânico e profissional e ambos têm as mesmas obrigações e responsabilidades legais e serão os mandatários, representantes legais do condomínio. Portanto, entender bem a diferença entre eles é de fundamental importância para uma boa gestão. Da mesma forma que deve estar bem definido o processo de inter-relacionamento entre o síndico profissional e os diversos participantes da vida condominial: condôminos; zelador; gerente predial e administradora.

A seguir um gráfico que mostra bem essa diferença entre eles:

O Síndico Profissional, por não residir no condomínio, não deve se envolver integralmente no seu dia a dia. O seu relacionamento é voltado tão somente as questões técnicas do condomínio, até por conta da necessária e desejável pouca convivência com moradores e condôminos. Já seu tempo de dedicação ao condomínio e experiência para administra-lo são superiores ao de um Síndico Orgânico.

Essas características do Síndico Profissional permitem que ele haja de forma mais neutra, com mais equidade, pelo fato de não ter envolvimento pessoal mais próximo com os condôminos. Por ser um profissional que tem como função principal a gestão condominial, pressupõem-se ser mais preparado, portanto, apresentará um resultado melhor que um Síndico Orgânico (condômino), por vezes, sem a capacitação técnica para tanto.

Outra questão de fundamental importância no entendimento dessa diferença é o inter-relacionamento entre o Síndico e os demais participantes da vida condominial.

Muito comum os condôminos terem o entendimento que o Síndico deve permanecer por um longo período do dia no condomínio e estar disponível para resolver questões eminentemente operacionais e não afetas ao condomínio, como conflitos entre moradores, alheios a vida condominial.

Neste caso, verificamos a existência de dois grandes equívocos. O primeiro é a comparação que é feita com o tempo dispendido pelo Síndico Orgânico que, pelo fato de residir no condomínio, é visto com mais frequência pelos demais condôminos e ai vem a grande questão | Desse tempo todo que ele é visto no condomínio o quanto de fato ele está exercendo a função de Síndico e o quanto ele está simplesmente se portando como qualquer um dos demais moradores,  dentro do condomínio.

O segundo equívoco está em ser o Síndico demandado para questões meramente operacionais, cuja responsabilidade direta é do Gerente Predial/Zelador. Estamos nos referindo a questões como: cano furado na garagem; elevador parado (quebrado); lâmpada queimada; portão quebrado e etc….

Nota-se que existe de um lado, pelo Condomínio, um entendimento equivocado do papel do Síndico nessas situações. Por outro lado, o do Síndico, um posicionamento também equivocado sobre aquilo que seria a sua responsabilidade em casos como aqueles indicados acima, se achando responsável direto pelo atendimento de questões meramente operacionais.

A visão deveria ser |- não cabe ao Síndico fazer esses tipos de atendimento, caberá a êle preparar o Condomínio para ser atendido em casos emergências 24 horas por dia, sem que haja a necessidade de tempo integral e sua intervenção direta. Nesses casos o Síndico até poderá ser comunicado quando o atendimento emergencial programado falhar, por alguma razão, e com o objetivo claro de tentar um plano B, mas nunca para ser ele o responsável direto pelos atendimentos.

Lembrando que o Síndico é o gestor do Condomínio e não o encanador; eletricista; especialista em elevadores e por aí vai. O correto entendimento do papel do Síndico, bem como um posicionamento adequado por parte dele são fundamentais nesse relacionamento. O Condomínio deverá estar estruturado para superar aquelas adversidades sem a necessidade, imediata, de intervenção direta do Síndico. Todos os processos internos para esse atendimento devem já estar definidos, inclusive com as respectivas competências. O responsável por esse processo, aí sim, é o Síndico.

Querem saber mais sobre essas questões? Vejam nossas matérias: Síndico Profissional X Síndico Morador e 04 Mitos sobre a Gestão de Síndico Profissional.

III – Avaliação dos Processos Internos de Gestão

Não existe na grande maioria dos condomínios, principalmente os residenciais, processos de gestão claramente definidos | quem faz o que, como e quando.

De forma bem natural, esses processos caminham em função das características do Síndico que estiver a frente do condomínio, sem a menor preocupação com princípios básicos para o exercício dessa função.

Isso acaba fazendo com que o condomínio fique sem rumo, sem direção. A gestão, nesses casos, é feita olhando para o dia a dia, sem a menor preocupação com o futuro do empreendimento.

Via de regra, esse comportamento é aceito, principalmente, quando se trata de Síndico Orgânico (proprietário) simpático aos moradores e proprietários de unidades no empreendimento. O processo de prestação de contas, não respeita uma periodicidade técnica, nem tampouco é feito de forma adequada, obedecendo os princípios básicos e normas infralegais.

A gestão do condomínio só é vista com interesse pelos condôminos quando a pauta é o aumento da cota condominial, ocasião em que os condôminos “pagadores de boleto” entram em ação e transformam uma Assembleia, que também deveria ser tecnicamente bem conduzida, num verdadeiro campo de batalha.

Supondo que, num determinado momento, esse condomínio resolve optar pela administração de um Síndico Profissional também nessa oportunidade surgem os problemas, que vão desde o processo da sua contratação, do início da sua gestão até o dia da sua destituição.

E a partir do momento em que o Síndico Profissional assume de fato a gestão do Condomínio que os condôminos se lembram que:

1. Existe uma conta bancária que precisa ser movimentada | que será movimentada por um estranho….;
2. Existem contas a pagar | que serão pagas por um estranho….;
3. Existem manutenções e obras (pequenos reparos) a serem realizadas | que estão sendo estabelecidas e geridas por um estranho….;
4. Existem questões disciplinares | advertências e multas serão dadas aos condôminos moradores por um estranho….;
5. Existem questões de inadimplência | todo o processo de cobrança junto ao condômino morador inadimplente será gerido por um estranho…. e etc…

Vai ser exatamente nessa hora que os condôminos vão se dar conta que no condomínio não existem processos de gestão claramente definidos e que qualquer coisa poderá acontecer sem que se tenha conhecimento ou controle, e que isso poderá ter um custo elevado para o condomínio.

Até por conta da inexistência de processos claros de gestão, relatórios gerenciais periódicos, estabelece-se um processo de “engessamento” total para o dia a dia da administração daquele Síndico Profissional, visto até então como a grande solução para o condomínio:

1. Para movimentar a conta bancária tem que ter a assinatura de dois Condôminos além da do Síndico;
2. Nenhuma conta poderá ser paga sem que, pelo menos um dos Conselheiros, aprove o pagamento formal e antecipadamente;
3. Todo processo de manutenção e definição das obras (pequenos reparos), precisam ser previamente aprovados pelo Conselho e etc…

Todo esse “engessamento” acaba ocorrendo, também, sem critérios técnicos levando em consideração, por exemplo, um quadro de alçadas e competências pré-estabelecido. Isso acabará por tornar a gestão daquele Síndico totalmente ineficiente, com resultados demorados e cheios de entraves. O resultado é a grande insatisfação dos condôminos que acabam considerando ruim a gestão do Síndico Profissional, sem ter conhecimento para avaliar os fatos provocados, na maioria das vezes, por decisões de conselheiros eleitos.

Como organizar as diversas alçadas, competências e obrigações daquele profissional estranho ao condomínio? Como fazer a escolha do Síndico e mais, se será interno (orgânico) ou externo (profissional).

Seja qual for a escolha ela deverá ser técnica, não poderá levar em consideração amizade e simpatia nem tampouco, se terceirizada, ser feita de forma amadora.

O condomínio edilício é regulado pelo Código Civil, seu funcionamento, as atribuições de seus órgãos de administração, direitos e deveres dos condomínio estão ali previstos e devem ser cumpridos. , Lembrando ainda que impostos e taxas devem ser pagos, contratos firmados com administrados e fornecedores,  equipamentos  requerem atenção, processos de manutenção periódicos, colaboradores  precisam ser orientados e pagos regularmente e mais,  condôminos  precisam de atenção e orientação para despertar o interesse na valorização de seu patrimônio.

Assim como numa empresa a implantação de princípios de Governança e “Compliance” é fundamental para que o condomínio possa ser bem gerido, mitigando riscos de fraude e má gestão, que trarão, com certeza, sérios problemas, inclusive financeiros, ao Condomínio.

Não basta só implementar tais princípios, é necessário que estejam em conexão com os condôminos. Todos precisam estar convencidos da sua importância e da tranquilidade proporcionada, independente da escolha do gestor e das sucessivas trocas de poder. Os processos estarão definidos e relatórios de controle periódicos instituídos.

Trata-se da definição de um processo que para ser eficiente e eficaz precisa ter o comprometimento de todos ou da sua grande maioria, ele deve refletir os interesses comuns de boas práticas e de conformidade com as políticas estabelecidas.

É necessário que se criem controles e políticas anticorrupção, que se estabeleçam princípios de controle interno, que se estabeleçam canais de comunicação não só para denúncias, mas também para avaliações sistemáticas das rotinas operacionais, financeiras e administrativas do condomínio. É necessário, também, atenção especial aos prestadores de serviço e terceiros contratados, com relação a questões fiscais e trabalhistas.

Independente do tamanho e da complexidade do condomínio a adoção de práticas de Governança e “Compliance” garantem resultados satisfatórios, a curto prazo, transmitindo de forma clara os objetivos e a forma como deverão ser atingidos.

Dessa forma a atuação do Síndico (orgânico ou profissional) será mais eficaz, uma vez que o condomínio possui uma administração planejada e procedimentos internos claramente estabelecidos que permitirão mais eficiência na gestão, mitigando e distribuindo melhor a responsabilidade das decisões a serem tomadas no dia a dia.

Alguns processos de Governança e “Compliance” recomendados num ambiente condominial:

1. Princípio da equidade – dar aos condôminos tratamento igualitário, sem privilégios para um ou outro;
2. Estrutura organizacional bem estabelecida – definição de subordinação das ações;
3. Definição clara do papel do Conselho Fiscal incluindo responsabilidades;
4. Definição clara do Conselho Consultivo (Administrativo), incluindo responsabilidades;
5. Quadro de alçadas e competências, estabelecendo os níveis de atuação das diversas estruturas da organização;
6. Políticas claras de contratação de colaboradores e de prestadores de serviço;
7. Política de mediação/arbitragem visando solução de conflitos internos;
8. Processo de comunicação interna eficiente, garantidor de transparência;
9. Prestação de contas em conformidade com as políticas estabelecidas e de forma periódica;
10. Política de compras e contratações – processo de cotações bem estabelecidos e escalonados por valor e complexidade de contratação;
11. Controle sobre os resultados das manutenções periódicas garantindo a segurança dos condôminos – elevadores; gerador; caldeiras; bombas; etc..;
12. Procedimentos de controle das contingências trabalhistas e processos de cobrança dos inadimplentes;

Por fim, implementar políticas objetivando a prática de ações éticas e em conformidade com as leis vigentes no País e que, sobretudo, coíbam a prática de irregularidades e ilicitudes tanto por parte do Síndico quanto dos Conselheiros, fornecedores, condôminos e prestadores de serviço.

IV – Processo de Seleção do Síndico Profissional

Cada vez mais se faz necessário que o gestor de um condomínio seja alguém que colecione experiência e currículo para poder enfrentar todas essas questões.

É necessário que esteja preparado para responder a todas as obrigações legais, que não são poucas, e ter a capacidade de conviver de forma harmônica com os condôminos e moradores com as mais variadas personalidades, temperamentos e nível de exigências, evitando conflitos desnecessários além de adotar o princípio de equidade sem ferir suscetibilidades.

Uma missão nada fácil | escolher um bom profissional para ser o Síndico Profissional de um Condomínio.

A seguir algumas dicas que poderão ajudar nessa tarefa:

1. Formação Educacional – nível universitário
2. Especialidades – economia; contabilidade; engenharia; direito; administração, são as que mais se adequam porque em todas elas acaba-se tendo boas noções de gestão como um todo, o que é fundamental.
3. Experiência – um bom par de anos na vida corporativa deve ser considerado como positivo além, é claro, da experiência na função.

Desses requisitos bem estabelecidos, vem a metodologia da contratação. Já participei de processos de seleção, quando pouco tempo antes de entrar na sala da Assembleia para fazer a minha apresentação recebia a seguinte orientação – (1) você terá cinco minutos para se apresentar e mais cinco minutos para responder as questões feitas pelos condôminos, ou então – (2) não precisa fazer a apresentação, nós já sabemos o que vai mostrar, vamos direto as questões dos condôminos.

Esses exemplos são muito comuns nos processos de seleção de Síndicos Profissionais e mostram como os Condomínios estão despreparados para fazer uma boa escolha, que muitas das vezes são feitas muito mais pela empatia do que pela qualidade do profissional e as consequências dessa escolha aparecerão em muito pouco tempo.

As Administradoras poderiam ter um papel importante na orientação de como fazer um bom processo de seleção, mas nem sempre são consultadas, a não ser para apresentar possíveis candidatos ao cargo.

A seguir algumas dicas que poderão ajudar nessa tarefa:

1. Definam um pequeno grupo de condôminos para fazer uma primeira triagem, de preferência o pessoal do Conselho Fiscal;
2. Essa triagem deverá ser feita através de um processo de entrevista precedida da entrega de currículos dos candidatos;
3. Na triagem deverão ser entrevistados no mínimo uns cinco candidatos, indicados e não indicados pela Administradora, uma alternativa de busca de candidatos são as mídias digitais: Sites Especializados em Sindicatura; Linkedin; Portais Especializados em Gestão Condominial e até mesmo head hunters, dependendo do caso;
4. Nesse processo de entrevistas deverão ser previamente selecionados três candidatos, que deverão se apresentar em Assembleia para serem escolhidos pelos condôminos;
5. Esses três candidatos, previamente selecionados, deverão, ao serem escolhidos, serem orientados a respeito dos procedimentos das suas respectivas apresentações.
6. Cada candidato deverá ter um tempo, mínimo, de 20 minutos para fazer a sua apresentação e os Condôminos deverão ter mais 10 minutos para fazerem suas questões a fim de conhecerem o desempenho de cada candidato (cada candidato deverá se apresentar individualmente sem a presença dos demais);
7. Encerradas as apresentações e debates a escolha poderá ser feita por votação.

Importante a ser considerado é a formalização da contratação. No caso de Síndico Profissional, ele deve ser contratado, após eleição em assembleia, e poderá ser destituído pelo Conselho, caso assim decidido em Assembleia, evitando dessa forma que o Condomínio passe pelo transtorno de ter que se estruturar para convocar uma Assembleia objetivando destituir o Síndico, quando houver motivos para isso.

Estou certo de que tomando esses cuidados os Condomínios terão grandes chances de se saírem bem na escolha do seu Síndico Profissional e os bons profissionais, por sua vez, terão grandes chances de serem contratados de forma justa e equânime.

Querem saber mais sobre esse processo de contratação de Síndico Profissional? Vejam nossas matérias: Como Escolher um Síndico Profissional para seu Condomínio e O que muda com um Síndico Profissional.