Estruturando seu Condomínio

Para que possamos entender qual deve ser a posição hierárquica do Síndico, bem como a forma como ele deverá se reportar ao Condomínio, é necessário que saibamos, em primeiro lugar, quais são as peças que compõem a estrutura de um Condomínio, ou seja como ele está dividido baseado nas funções de cada área.

• Assembleia de Condôminos;
• Conselho Fiscal;
• Conselho Consultivo (em alguns casos);
• Subsíndico (em alguns casos);
• Síndico;
• Áreas operacionais (zeladoria; portaria; segurança; manutenção, etc…).

 Assembleia de Condôminos

De extrema importância dentro da estrutura do Condomínio, trata-se de um órgão com poderes para legislar sobre o Condomínio, deliberar sobre seu destino – a maior autoridade. Fazendo um paralelo com uma empresa seriam os acionistas.

Ela é composta em reunião, formada pelos condôminos do empreendimento. Basicamente existem três tipos de Assembleia: Implantação; Ordinária e a Extraordinária.

• Implantação (AGI – assembleia geral de implantação): realizada pela Construtora quando da entrega do empreendimento aos Condôminos. É nessa Assembleia que que se elege o primeiro Síndico e a primeira Administradora.

• Ordinária (AGO – assembleia geral ordinária): realizada anualmente tem como objetivos estabelecidos em lei | aprovação do orçamento; aprovação da quota condominial, eleição do Síndico e Conselheiros. Outros temas também poderão ser discutidos.

• Extraordinária (AGE – assembleia geral extraordinária): podem ser realizadas tantas quantas forem necessárias, e são convocadas sempre que for necessária a aprovação de algum fato relevante ao Condomínio e que esteja fora da alçada do Síndico e/ou conforme determinação da Convenção.

Conselho Fiscal

Estabelecido por lei (Código Civil art. 1356), embora como não obrigatório, deverá ser composto por três membros (*), eleitos em Assembleia, com mandato estabelecido de 02 anos, cuja atribuição é dar parecer sobre as contas do Síndico.

O Conselho Fiscal é um órgão fiscalizador, de caráter técnico, cujo objetivo visa a proteção do patrimônio dos acionistas, neste caso os Condôminos. Tem por obrigação a emissão de parecer fornecendo aos demais condôminos, reunidos em Assembleia, elementos necessários para que possam deliberar sobre aprovação ou não das contas do Condomínio.

Há que se ter em mente que qualquer que seja o conteúdo do parecer do Conselho Fiscal ele não é vinculativo, ou seja, o Conselho recomenda cabendo a Assembleia a aprovação ou rejeição em caráter definitivo. Ressalta-se que o Conselho não possui poder decisório, tampouco faz as vezes do gestor.

(*) Assim como o Síndico, os membros do Conselho podem ser estranhos ao Condomínio – terceirizados. O Condomínio pode optar por ter um Conselheiro Profissional e com isso elevar o nível técnico de atuação do Conselho Fiscal.

Conselho Consultivo

Estabelecido em lei (art. 23 Lei 4.591/64) a criação desse Conselho foi omitida pelo Código Civil, o que não significa que não possa ser criado pelo Condomínio.

Por definição legal deverá funcionar como um órgão consultivo do Síndico para assessorá-lo na solução dos problemas que digam respeito ao condomínio, podendo a Convenção definir suas atribuições específicas.

A exemplo do Conselho Fiscal os conselheiros deverão ser eleitos em Assembleia com mandato não superior a 02 anos, diferenciando deste, na obrigatoriedade de seus membros serem condôminos.

Este Conselho tem caráter consultivo, sua finalidade é de prestar consultoria ao Síndico, portanto, não tem poder decisório, tampouco faz as vezes de gestor.

Subsíndico

Essa função não existe do ponto de vista legal, o Código Civil é totalmente omisso nesse sentido. Entretanto, existem condomínios em cujas convenções se estabelece essa função dando a ela as atribuições de auxiliar o síndico, bem como substituí-lo em caso de férias; ausência de curto prazo ou em caso de destituição, renúncia ou morte.

Mas qualquer que seja o motivo da substituição ela não carrega em si as responsabilidades do Síndico, mas tão somente suas atividades.

Síndico

De acordo com o Código Civil, em seu Art. 1347, o Síndico deverá ser escolhido em Assembleia, terá mandato não superior a 02 anos, podendo ser reeleito, cuja finalidade é a de administrar o condomínio. Estabelece, também, que ele poderá ou não ser condômino. É o executivo do Condomínio.

Também no Código Civil Art. 1348, estão estabelecidas as competências do Síndico e mais especificamente nos itens transcritos a seguir, estabelece a sua subordinação:

• Item III – dar imediato conhecimento à Assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;
• Item IV – cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da Assembleia;
• Item VIII – prestar contas à Assembleia, anualmente e quando exigidas;
• § 2º – O Síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da Assembleia, salvo disposição em contrário da Convenção.

E finalmente no Art. 1349 daquele Código determina – A Assembleia, especialmente convocada para o fim estabelecido no § 2º do artigo antecedente, poderá pelo voto da maioria absoluta de seus membros, destituir o Síndico que praticar irregularidades, não prestar contas, ou não administrar convenientemente o condomínio.

Como pudemos observar até aqui o Condomínio está legalmente estruturado da seguinte forma: A Assembleia Geral, o Conselho Fiscal e o Síndico, sendo o Conselho de observância facultativa.

A Subordinação do Síndico

É notório, também, que compete a Assembleia Geral a subordinação direta do Síndico, competindo ao Conselho Fiscal tão somente a obrigação de fiscalizar as contas do Síndico (art. 1356 CC).

Essa subordinação do Síndico diretamente à Assembleia, se por um lado dá a ele uma maior liberdade de ação e de poder, também cria um ambiente de incertezas e insatisfação.

Como sabemos, na prática, a participação dos condôminos em Assembleias é pequena e na grande maioria das vezes sem a representatividade da maioria, e mesmo assim nessas assembleias podem ser tomadas decisões que não sejam do agrado da maioria.

Portanto, os poderes conferidos ao Síndico estão limitados às decisões tomadas em Assembleias, que como vimos, muitas das vezes não representam a maioria dos Condôminos, mas que deverão ser seguidas por ele.

Por outro lado, essa ausência dos Condôminos nas decisões importantes do Condomínio, fazem com que o Síndico acabe, por vezes, tomando decisões, contrárias aos interesses de um determinado grupo, resultando no fato dele não contar com a simpatia de todos, mas com a indiferença de muitos.

Para que esse modelo de administração que foi criado seja eficiente é fundamental a participação dos condôminos nos processos decisórios do Condomínio, que sejam atuantes, fazendo com que o Síndico faça uma gestão para a maioria e não para um pequeno grupo.

Nesse cenário o maior desafio do Síndico, seja orgânico ou profissional, para poder fazer uma boa gestão é despertar na grande maioria dos Condôminos o interesse em participar das Assembleias.

No caso de Síndico Profissional, além de todos esses fatores mencionados, também vamos nos deparar com o fato do Condomínio não estar preparado do ponto de vista de gestão para receber um Síndico não morador/proprietário.

A partir da contratação de um profissional terceirizado que vão começar a surgir vários questionamentos sobre sua atuação e acessos aos ativos do condomínio, principalmente os financeiros.

Por conta disso estabelece-se um processo de “engessamento” total para o dia a dia da administração daquele Síndico Profissional com a criação de regras burocráticas.

Essas regras acabam por tornar a gestão daquele Síndico totalmente ineficiente, com resultados demorados e cheios de entraves.

O resultado é a grande insatisfação dos condôminos que acabam considerando ruim a gestão do Síndico Profissional, sem ter conhecimento para avaliar os fatos provocados, na maioria das vezes, por decisões de conselheiros eleitos.

Como resolver esse problema? Como estruturar o Condomínio para que a Assembleia continue soberana, como determina a lei, sem que seja necessária à sua realização a cada surgimento de uma tomada de decisão? Como fazer com que os condôminos se sintam representados na gestão do dia a dia do Síndico, seja ele orgânico ou profissional?

Claro que não estamos tratando de um processo de fácil solução, estamos lidando com pessoas, que são diferentes, pensam diferente umas das outras, tem interesses diferentes e em momentos diferentes, por vezes contraditórios.

Na minha opinião, trata-se de uma questão tão complexa, que não terá uma receita que resolva, mas um conjunto de ações que poderão gerenciar melhor essa relação, de intenções, interesses e conflitos, que existe entre condôminos num condomínio.

Estruturando o Condomínio – Conselho de Administração

Neste conjunto de ações podemos citar: comunicação; implantação dos pilares da governança e também a adoção/implantação de uma estrutura organizacional mais adequada que permita uma maior aproximação entre o Síndico e os Condôminos, bem como melhorar o relacionamento entre as unidades derivativas.

Neste artigo vamos nos deter em colocar a nossa visão com relação a Estrutura Organizacional que entendemos ser a mais adequada. E aqui, vale tanto para o Síndico Profissional como o Orgânico (condômino), alias a lei não faz nenhuma distinção entre eles.

Agora, vamos falar um pouco de estrutura organizacional e com isso fechamos os entendimentos básicos para apresentar a nossa proposta | criação do Conselho de Administração.

Toda organização, da mais simples a mais complexa, é composta de estrutura; processos e resultados.

O processo organizacional é a harmonia da composição entre: estratégia; estrutura organizacional e processos administrativos.

Via de regra as organizações são estruturadas considerando as funções exercidas pelas diversas unidades e seus relacionamentos funcionais e hierárquicos, deixando de lado, por vezes, a questão das estratégias a serem adotadas.

Não existe um modelo ideal, perfeito, de estruturar uma organização. O importante é que seja adotada uma estrutura organizacional que seja eficaz, que cumpra com a missão da organização e atinja seus objetivos.

Ao se estruturar uma organização deve-se considerar a sua realidade, as suas necessidades e seus objetivos.

As estruturas organizacionais possuem três funções básicas:

• produzir resultados organizacionais;
• minimizar/regular a influência das variações individuais na organização; e
• criam cenários para o exercício do poder, a tomada de decisões e a realização das atividades.

Mais antes de iniciar com a nossa proposta, cabe ressaltar aqui a questão da legalidade de se poder criar novos Conselhos para o Condomínio, por conta da omissão do Código Civil nesse sentido.

Até por conta dessa omissão entendemos que se aprovado em Assembleia o Condomínio pode criar quantos Conselhos achar necessário, bastando lhes atribuir as competências, estabelecer suas composições e tempo de mandato.

A seguir qual deve ser a estrutura organizacional de um condomínio considerando dentre outros fatores as suas funções básicas:

• Preservação e valorização do empreendimento, com baixo custo;
• Preservar o bom relacionamento entre os condôminos e aproximá-los ao máximo dos processos administrativos e respectivos resultados;
• Criar uma estrutura hierárquica adequada às tomadas de decisão com agilidade e pouca burocracia e transparência.

Estrutura Organizacional do Condomínio

Nossa proposta organizacional cria o Conselho de Administração, que terá como atribuições:

• Proteção e valorização do empreendimento;
• Equilíbrio entre os anseios dos condôminos;
• Solução de conflitos pessoais e organizacionais;
• Aproximação dos condôminos à administração.

Esse Conselho exercerá o papel dos Condôminos de administrar o Condomínio com maior proximidade, encurtando o distanciamento e a pouca frequência nas assembleias ordinárias e extraordinárias.

Ele foi inspirado no Conselho de Administração criado pela lei das Sociedades Anônimas (6.404/76) com a finalidade de criar um órgão deliberativo para as companhias abertas. O Conselho de Administração será o responsável pelo processo de tomada de decisões. Suas decisões serão vinculadas à administração do Condomínio, fazendo ainda o direcionamento estratégico e exercendo a função de zelar pelos princípios e valores do empreendimento. Também deverá acompanhar e monitorar a gestão, constituindo-se num elo entre o Síndico e os Condôminos.

Serão competências do Conselho de Administração:

• Planejamento estratégico do Condomínio;
• Montagem da estrutura de capitais para a elaboração da Previsão Orçamentária (Fundo de Reserva; de Obras; Benfeitorias; Provisão para Inadimplentes, etc.);
• Práticas de Governança Corporativa;
• Supervisão do relacionamento entre o Síndico e os Condôminos (“acionistas” do condomínio);
• Acompanhamento da gestão sob os seguintes aspectos:
  • Planejamento financeiro e operacional;
  • Fluxo de caixa;
  • Previsão Orçamentária – Orçado e Realizado;
  • Acompanhamento do quadro alçadas e competências;
• Aprovação das penalidades disciplinares (multas e advertências) a serem impostas para os condôminos que descumprirem com suas obrigações legais;
• Convocação de Assembleias Gerais Extraordinárias sempre que necessário;
• Definição dos investimentos (obras) a serem realizados, curto, médio e longo prazo.

O Conselho de Administração não terá ascensão hierárquica sobre o Síndico que deverá se reportar diretamente aos condôminos, através da Assembleia Geral. Entretanto, deverá prestar contas sempre que solicitado e sobre os temas da competência do Conselho.

Lembrando que nos casos disciplinares o Síndico deverá obter a autorização formal do Conselho para sua aplicação. Quanto as demais atividades do Conselho, uma vez estabelecidas, elaboradas, deverão ser aprovadas em Assembleia.

Antes de assumirem suas funções no Conselho, os Conselheiros deverão participar de uma reunião com o Síndico e com o responsável pela Administradora para serem informados no detalhe sobre todas as operações administrativas; financeiras e operacionais do Condomínio.

Para que todo esse processo seja viabilizado, se faz mandatório sua aprovação através de uma Assembleia Geral. Nessa Assembleia que será estabelecido todo o processo da Criação do Conselho, suas competências e forma de agir.

Cabe ainda ressaltar que as atividades desse Conselho em nada te a ver com as atividades do Conselho Fiscal.

Lembrando que cabe ao Conselho Fiscal fiscalizar e analisar a Prestação de Contas do Síndico, bem como a veracidade das informações constantes dos demonstrativos financeiros elaborados pela Administradora.

Ressalta-se que o Conselho Fiscal não possui poder decisório, tampouco faz as vezes do gestor.

Estruturando o Conselho de Administração

A seguir algumas dicas de como estruturar o Conselho, lembrando da importância de customizar esse processo em conformidade com as características do condomínio.

É importante lembrar, também, que será ele o principal interlocutor entre os Condôminos e o Síndico, portanto deve ser composto por condôminos com facilidade de fazer esse processo e estarem em perfeita sintonia com os anseios da coletividade.

Eleito em Assembleia o Conselho deve ter conhecimento pleno dos propósitos dos Condôminos. Deverá também administrar conflitos de interesses e divergências de opiniões, zelando sempre pelos interesses gerais do Condomínio. Dessa forma, se faz necessário que os Condôminos tomem todos os cuidados possíveis para que o Conselho seja composto abrangendo aspectos de competência, responsabilidade e assiduidade.

O Conselho de Administração, pela sua importância e competências, deverá ser composto por 05 membros, podendo ser 01 deles um Conselheiro Independente (terceirizado). Deverão ser eleitos pela Assembleia Geral e ter seus mandatos por 03 anos, podendo ser reeleitos. É importante que seu mandato seja superior ao do Síndico e Conselheiros Fiscais para que sua atuação/contribuição vá adquirindo consistência e maturidade ao longo desse período.

O Conselho de Administração deverá se reunir trimestralmente e ter suas reuniões agendadas anualmente, a cada AGO.

O Conselho de Administração deverá ser composto por membros que possuam, preferencialmente, experiências complementares, tais como: Administração de Empresas; Engenharia; Contabilidade; Economia; Direito e a fins).

Como a ideia dessa composição é ter um grupo eclético e uniforme não haverá suplentes para os Conselheiros, que deverão se obrigar a comparecer nas reuniões agendadas com razoável antecedência.

O Conselho de Administração dentro dos seus membros deverá ter um Presidente que poderá ser escolhido internamente ou votado em Assembleia. A posição de Presidente terá importância relativa equivalente à do Síndico.

Deverá, também, ter um Secretário Executivo, a ser eleito assim como o Presidente. Caberá ao Secretário:

• Definir as datas das reuniões do Conselho de Administração;
• Realizar as convocações das reuniões, a cada trimestre, com antecedência de 10 dias da data da realização, com follow-up em 05 dias;
• Redigir as Atas das reuniões do Conselho, que deverão ser obrigatórias;
• Obter a aprovação da ATA, bem como realizar a sua distribuição entre os Conselheiros e demais condôminos;
• Organizar a distribuição da Ata e acesso as informações, como por exemplo: atas anteriores e relatórios elaborados pelo Conselho;
• Organizar o arquivamento de todos os documentos manipulados e/ou elaborados pelo Conselho.

Nas reuniões do Conselho poderão ter convidados que participarão a convite, formal, do Conselho e para tratar de assuntos específicos, como o representante da Administradora, das empresas que fazem manutenção preventiva, da empresa de terceirização de mão-de-obra (facilities) e do próprio Conselho Fiscal, por exemplo. Importante que essa participação tenha pauta e tempo de duração, uma vez concluída a participação o convidado deverá se retirar da reunião.

O Síndico poderá participar, como convidado, das reuniões do Conselho de Administração, quase que em caráter permanente. Entretanto, sua presença não deverá ser obrigatória, principalmente naquelas reuniões em que se estará discutindo o seu desempenho.

As decisões do Conselho sempre serão tomadas considerando a maioria simples do total dos votos – 4X1 ou 3X2. Havendo discordância sobre os assuntos tratados entre o Conselho e o Síndico, este deverá agendar uma AGE, com pauta específica para que os Condôminos possam decidir. Caso o Síndico não faça a convocação ela poderá ser feita a mando do Presidente do Conselho pelo Secretário Executivo.

Para que todo esse processo seja viabilizado, se faz mandatório sua aprovação através de uma Assembleia Geral. Essa Assembleia deverá ser muito bem planejada. Todo esse processo aqui descrito deverá ser levado para aprovação na sua integra, claro que customizado para cada caso (cada condomínio).

A nossa recomendação é que seja realizada uma AGE, para explicar todo o processo da Criação do Conselho de Administração, suas atribuições e sua importância para o Condomínio.

Nessa mesma AGE já deverá ser colocada a inscrição para os candidatos a membro do Conselho com a distribuição de uma ficha individual, que deverá ser preenchida por eles, onde deverão dentre outras informações apresentar seus currículos, e também deverá ser agendada a AGE onde será aprovada a criação do Conselho de Administração e a escolha dos Conselheiros.

Deverá ser preparado um relatório, bem explicativo, que deverá ser enviado a todos os condôminos, com trinta dias de antecedência da data da AGE de criação do Conselho. Nesse período, os condôminos poderão dirimir todas suas dúvidas, inclusive fazendo sugestões e críticas ao processo apresentado.

Todo esse procedimento poderá ser preparado pelo Corpo Diretivo do Condomínio ou por um profissional independente a ser contratado.

Conclusão

De uma forma geral a criação de um Conselho com as responsabilidades atribuídas a um Conselho de Administração tem dentre seus objetivos, os de maior relevância:

1. Definir o processo de missão, visão e valores do condomínio, estabelecendo quem seu Condomínio é; aonde ele quer chegar e com amplo apoio de desejo dos condôminos.
2. Estabelecer os níveis dos investimentos a serem realizados; a estrutura de capital (criação de Fundos e Provisões, etc), o destino do condomínio e etc..;
3. Ser um forte elo de ligação entre os condôminos e a administração do condomínio, mais especificamente o Síndico. Aproximando e tornando visíveis os resultados do seu trabalho, bem como as responsabilidades pelos erros e acertos do chamado Corpo Diretivo do Condomínio.