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Resolvi escrever esse artigo objetivando compartilhar as experiências que tivemos no Condomínio que administro e que estão dando super certo.

Claro, que nem tudo que fizemos aqui poderá ser aplicado de forma generalizada em todos os Condomínios, aí entra o famoso jargão – “cada caso é um caso”, mas com certeza muitas das coisas que foram feitas poderão ser copiadas e outras adaptadas a realidade de cada Condomínio.

Vou trazer toda experiência que tivemos no dia a dia do Condomínio desde o fatídico dia 26/02/2020, quando tudo começou, até os dias de hoje.

Assim que começaram as notícias sobre a chegada do coronavírus ao Brasil, me reuni com o Gerente Predial com o objetivo de verificar:

• Tudo o que tínhamos de material de limpeza em estoque;
• Escala de limpeza do Condomínio;
• Mapeamento de todos os locais que deveríamos blindar colocando álcool gel à disposição dos condôminos.

Mapeadas todas as informações de imediato tomamos as seguintes providências:

Material de Limpeza

Solicitamos à Administradora que fizesse uma cotação de emergência (queria o resultado em 01 hora no máximo) para a compra dos seguintes materiais:

• Água sanitária;
• Álcool Gel 70º;
• Álcool normal 70º;
• Luvas para uso na limpeza (EPI);
• Máscaras descartáveis;
• Dispenser para álcool;
• Porta toalhas;
• Papel toalha;
• Sabão.

Providenciamos a compra desses materiais para um período de quatro meses, acreditando que até lá as coisas estariam melhor e que também os estoques nos fornecedores também estariam normalizados.

Obs.: as máscaras foram compradas para serem fornecidas para o Condômino, no caso de vir a ficar contaminado.

Instalação dos equipamentos de Higienização

De posse dos materiais demos início ao processo de instalação, orientei o Gerente Predial que tudo deveria estar pronto em 01 dia – instalações e abastecimento.

Locais que foram definidos, nesse primeiro momento:

• Elevadores de serviço;
• Elevadores Sociais;
• Entrada de pedestres;
• Entrada da Guarita;
• Entrada do Vestiário dos colaboradores;
• Entrada da unidade do Gerente Predial;
• Entrada da Academia;
• Entrada da Quadra de Squash;
• Churrasqueira;
• Bar da Piscina;
• Bar do Tênis;

Escala de limpeza/higienização das áreas comuns

Aí demos início ao estabelecimento de adequar a escala de limpeza para essa nova realidade e ficou determinado que:

• Os elevadores limpar/higienizar 02 vezes na parte da manhã e mais 02 vezes na parte da tarde;
• O corredor da área de serviço do andar térreo limpar/higienizar 02 vezes na parte da manhã e mais 02 vezes na parte da tarde;
• A academia limpar/higienizar 03 vezes na parte da manhã e mais 02 vezes na parte da tarde;
• A guarita limpar/higienizar 02 vezes na parte da manhã e mais 02 vezes na parte da tarde, os controladores de acesso deverão higienizar todos os equipamentos na guarita (teclado; botoeiras; interfone; telefone; mesa e cadeira) a cada troca de turno.
• Piscinas, limpar/higienizar 02 vezes na parte da manhã e mais 02 vezes na parte da tarde todas as mesas e espreguiçadeiras, os condôminos deverão higienizar os equipamentos que usaram ao se retirarem da área das piscinas;
• Banheiros limpar/higienizar 03 vezes na parte da manhã e mais 03 vezes na parte da tarde;

Durante todo esse processo mantivemos contato direto com os Condôminos explicando tudo o que estava sendo feito, os motivos e mais que isso, o que cada um deveria fazer quanto ao processo de higienização.

Também soltávamos comunicados sempre que saia alguma notícia relevante na imprensa a respeito da então epidemia.

Todo esse processo aconteceu entre o dia 26/02/2020 e 29/02/2020.

Com a rápida expansão do vírus nesse curto espaço de tempo e considerando as várias recomendações do Ministério Público tomamos novas medidas, e mais radicais, no Condomínio, já a partir do dia 03/03/2020 em diante.

Com relação as áreas comuns

Interditamos por prazo indeterminado as seguintes áreas comuns:

• Salão de Festas;
• Brinquedoteca;
• Quadra de Squash;
• Quadra de tênis
• Academia;
• Churrasqueira;
• Piscina;
• Bares da Quadra de Tênis e Piscina;
• Sala de Jogos.

Com relação ao acesso de terceiros ao Condomínio

• Suspendemos todas os eventos sociais (S. Festas e Churrasqueira) que estavam agendados;
• Suspendemos todos os serviços de manutenção preventiva, exceto as manutenções nos elevadores e gerador;
• Suspendemos todas as obras/reformas programadas para as unidades privativas;
• Proibimos a entrada de “personal trainer” e massagistas que atendiam os condôminos;
• Passamos a monitorar a entrada de visitantes nas unidades privativas, com estatística da quantidade de pessoas/unidade;
• Estabelecemos procedimento de higienização para os entregadores de modo geral: carteiros; alimentos; encomendas; tintureiro e etc..;

Uso dos elevadores

• Soltamos comunicado orientando os condôminos e demais moradores como deveriam usar de forma adequada os elevadores | uma pessoa de cada vez e no caso de familiares poderia ser mais de um viajante.
• Colocamos placas orientando esse procedimento em todos os elevadores do Condomínio.

Higienização

Intensificamos nosso processo de limpeza nas áreas mais críticas, levando em consideração a interdição de várias áreas no Condomínio, dessa forma:

• Os elevadores limpar/higienizar 03 vezes na parte da manhã e mais 03 vezes na parte da tarde;
• O corredor da área de serviço do andar térreo limpar/higienizar 03 vezes na parte da manhã e mais 03 vezes na parte da tarde;
• A academia | interditada;
• A guarita limpar/higienizar 03 vezes na parte da manhã e mais 03 vezes na parte da tarde, os controladores de acesso deverão higienizar todos os equipamentos na guarita (teclado; botoeiras; interfone; telefone; mesa e cadeira) a cada troca de turno.
• Piscinas | interditada;
• Banheiros limpar/higienizar 03 vezes na parte da manhã e mais 03 vezes na parte da tarde;
• Halls de Serviço limpar/higienizar 03 vezes por semana;
• Escadas de emergência limpar/higienizar 03 vezes por semana;
• Entrada social limpar/higienizar 03 vezes na parte da manhã e mais 03 vezes na parte da tarde;
• Bares em geral | interditados.

Moradores com mais de 60 anos de idade

Fizemos um levantamento das unidades com moradores com mais de 60 anos e para esses casos:

• Halls de Serviço limpar/higienizar diariamente 02 vezes ao dia;
• Hall Social embora seja privativo (01/andar) limpar/higienizar diariamente 01 vezes ao dia;

Colaboradores do Condomínio

Considerando que eles entram e saem do Condomínio diariamente ao longo das 24 horas do dia e que, na sua maioria, fazem uso de transporte público para vir ao trabalho, estabelecemos os seguintes procedimentos:

• Deverão vir trabalhar com suas roupas pessoais e colocar o uniforme no Condomínio;
• Ao chegarem no Condomínio, deverão tomar banho antes de colocar o uniforme | providenciamos um kit higiene para cada um dos nossos colaboradores;
• Deverão higienizar seus armários logo após o uso;
• Separamos um kit alimentação para cada um, que deverá ser higienizado antes e após as refeições;
• O vestiário e a copa deverão ser higienizados a cada movimentação de pessoal (local de alto risco);
• Todos deverão usar equipamentos de EPI;
• Os condôminos e demais moradores foram terminantemente proibidos de acessarem fisicamente os Colaboradores. Todo o contato com eles deverá ser feito através dos equipamentos disponíveis no Condomínio | interfone; telefone comum; celular; e-mail e whatsapp.

Coleta do Lixo

Ainda pensando na questão do isolamento alteramos os procedimentos de recolhimento do lixo:

• Estabelecemos procedimentos padrão para todos, sobre o acondicionamento dos lixos orgânicos; recicláveis e vidros;
• Definimos os sacos de lixo padrão de 60 litros;
• Para evitar problemas de estoque nas unidades privativas, compramos um estoque para quatro meses e estamos distribuindo, gratuitamente, aos condôminos quantidade para cada 50 dias (01 fardo para cada unidade);
• Orientamos como os lixos deveriam ser acondicionados nos sacos e como os sacos deveriam ser colocados nas lixeiras dos andares;
• Estabelecemos os horários que os sacos deveriam ser colocados nas lixeiras e os horários de coleta.

Espaço para exercício físico

Considerando a condição “sine qua non” do confinamento, estabelecemos que a quadra de tênis poderia ser usada para uma caminha diária, entretanto para isto foram estabelecidos os seguintes procedimentos:

• A quadra teria que ser utilizada por um condômino de cada vez, exceto no caso de membros de uma mesma família que poderiam utilizar juntos;
• O tempo de utilização é de 01 hora por condômino; residentes e membros de uma mesma família;
• A quadra só poderá ser utilizada para caminha e corrida, todas as demais atividades estão proibidas;
• As pessoas com mais de 60 anos terão prioridade sobres os demais nos horários da manhã, por conta da temperatura ser mais adequada;
• O acesso à quadra deverá ser cercado de todos os cuidados de higienização possível, considerando que tem dispensers com álcool gel por todo o caminho;
• Para o acesso à quadra deverá ser feito agendamento junto a portaria, que vai controlar a quantidade de pessoas; a higienização e o tempo de uso.

Dessa forma conseguimos diminuir um pouco o stress do confinamento.

Correspondências e Encomendas

Considerando a preocupação em blindar ao máximo os nossos colaboradores proibi que qualquer objeto fosse acomodado na Guarita, incluindo correspondências; remédios e pequenas encomendas.

Por conta disso criamos dois espaços especiais para o tratamento daqueles itens:

Área de recepção

Foi criada uma área para a recepção e acomodação daqueles itens tão logo chegassem ao Condomínio;

Na troca de turno o controlador de acesso tem que levar todos os itens para o Centro de Encomendas e Triagem, que também foi criado.

Centro de Encomendas e Triagem

As correspondências são separadas entre as que necessitam de protocolo e as que não. As que não necessitam, já são encaminhadas para entrega | são deixadas no hall social das unidades. As que necessitam são colocadas numa mesa específica e é preparado o protocolo para que o condômino e/ou morador possa pegá-la e assinar o livro de protocolo | processo criado para evitar o contato físico com os colaboradores;

As encomendas são separadas por unidade e aqui também é feito o protocolo de entrega nos mesmos moldes das correspondências e com o mesmo objetivo.

Grupos de Comunicação

Por conta do rigor do confinamento resolvemos estabelecer a possibilidade dos condôminos e demais moradores poderem conversar de uma forma mais agradável e com a formação de grupos de convivência. Aqueles mesmos grupos que existiam antes:

• A turma do tênis;
• A turma do squash;
• A turma da piscina;
• A turma da academia;
• A turma do poker;
• A turma do churrasco;
• Etc.

Passamos um comunicado orientando de que forma poderiam fazer isso e quais eram as ferramentas disponíveis no mercado.

1. Whatsapp – permite que até quatro pessoas possam se reunir e estabelecer contato simultâneo;

• FACE TIME – para os usuários da Apple, permite que até 32 pessoas possam se reunir e estabelecer contato simultâneo;

• Zoom – aplicativo que usamos para reuniões com Conselho Fiscal e Administradora, permite que até 100 pessoas possam se reunir e estabelecer contato simultâneo, aqui tem um limitado de tempo que é até 40 minutos, isso na versão gratuita.

Claro que existem outras ferramentas no mercado, mas essas são as que costumo usar no meu trabalho e optei por fazer essas indicações. Inclusive tem vários vídeos ensinando como usar, um que eu gosto muito e recomendei é o da Marilia Guimarães do Entendendo o Iphone, tem um vídeo dela que fala exatamente desses três aplicativos e como utilizá-los, é ótimo.

Administrando a crise

Claro que tínhamos que mudar alguns dos procedimentos que vínhamos utilizando evitando o contato físico e tentando manter as atividades do Condomínio.

Comitê de Crise

A primeira coisa que foi feita foi a criação desse grupo. Escolhi a dedo as pessoas que eu gostaria que participassem para dar credibilidade nas ações que seriam tomas. Dela fizeram parte: 01 médico que já vinha me assessorando em muitas das providências que adotamos; 01 engenheiro que inclusive trabalha na SABESP e a esposa também é da área da saúde, é dentista e 01 o mais respeitado membro do Conselho Fiscal, um dos condôminos mais antigos do Condomínio que é extremamente respeitado por todos.

Para esse Comitê criamos vários canais de comunicação por conta da necessidade de se ter que tomar uma decisão de emergência, por exemplo.

Grupo no Whatsapp;
Zoom – conference call; e Celular.

Também se estabeleceu que a condição de acionamento do grupo seria sempre diante da necessidade de se tomar alguma decisão de combate a crise.

Conselho Fiscal

 Da mesma forma aqui também implantamos a comunicação através dos mesmos aplicativos do Comitê.

De cara fizemos uma reunião dando ao Síndico (eu neste caso) total autonomia para a realização das despesas e investimentos necessários ao combate do COVID-19. Essas despesas e investimentos seriam aprovadas por eles a posteriori e ratificadas em Assembleia, se necessário.

Estabeleceu-se também que, na medida do possível, deveria ser seguido o Regulamento, Convenção e etc., mas que se fosse necessário passar por cima desses instrumentos que eu teria total liberdade e apoio deles para fazer.

Também, por conta do confinamento, passamos a nos reunir sempre que necessário para compartilhar as decisões mais críticas.

Administradora

Da mesma forma aqui também implantamos a comunicação através dos mesmos aplicativos do Comitê.

Fizemos uma reunião de alinhamento por conta das mudanças de procedimentos internos de atendimento deles e dos processos do dia a dia do Condomínio.

Gerente Predial e Colaboradores

Mantenho contato diário e por várias vezes ao dia com o nosso Gerente Predial e discutimos o dia a dia do Condomínio a cada dia, todos os dias da semana. Esse contato é fundamental para que tudo que foi implantado funcione perfeitamente.

Eu brinco com ele e digo que eu sou o General de Gabinete e ele o General do Campo de batalha, e que os soldados que estão nessa guerra nos defendendo estão subordinados diretamente a ele.

Pra falar com os colabores, que nessas circunstâncias é fundamental eu fiz um vídeo e passei pra eles

Comunicação Interna

Claro que diante de toda essa situação era de fundamental importância estar bem alinhado com os condôminos e demais residentes do Condomínio.

Sabia que ia ter problemas, como estou tendo, mas que também acabaria contando com o apoio da grande maioria, o que também está acontecendo.

Criei uma Lista de Transmissão específica e tudo o que foi feito, planejado e executado foi e está sendo passado pra todos, indistintamente, para os que estão colaborando e para os que estão criando caso.

Tenho recebido um apoio absurdo da grande maioria que tem colaborado com tudo que fizemos e me mandando várias sugestões do que pode ser feito no Condomínio diante dessas circunstâncias que estamos vivendo.

Questões de ordem administrativa em geral

Assembleias – estão suspensas, felizmente não temos nada pendente. Meu mandato vai até março de 2021 e a Previsão Orçamentária para 2021 já foi aprovada. Aqui fazemos a AGO em dezembro de cada ano e respeitamos o exercício de janeiro a dezembro de cada ano.

Gestão do Síndico – logo no início da crise esse assunto foi discuto com Conselho e passado para todos os Condôminos e não tivemos nenhum problema.

Colaboradores – todos foram devidamente orientados desde o início da crise e estão tendo uma atuação perfeita e também não temos nenhum deles na faixa de risco.

Comunicação – todos os condôminos e residentes foram informados que adotaríamos todas as medidas necessárias para a preservação de todos usando de todas as prerrogativas que tínhamos:

Financeira – gastar o que fosse necessário, com prestação de contas futura;

Legal – teríamos como base o Código Civil Art.: 1336 e 1341; a Constituição Federal 13.979/20 Art.: 5º e 6º.

Senhores Síndicos, como costumava dizer um grande amigo baiano quando estávamos jogando tênis e chegava na hora de definir um set – “essa é a hora que as crianças choram e as mães não escutam”, portanto tomem as decisões que tiverem que ser tomadas, sem se preocupar com isso ou com aquilo, com esse ou com aquele, lembrem sempre que temos obrigações legais a cumprir e podemos ser responsabilizados por omissão.

Claro que não estou incentivando que tomem decisões absurdas e tempestivas, mas:

• Se tiverem que interditar áreas comuns para proteger os condôminos, interditem;
• Se tiverem que gerar despesas para aquisição de bens e materiais necessários à proteção dos condôminos, gerem.
• Não se intimidem diante de ameaças do tipo vou te processar e etc…

Lembrem-se que faz parte das nossas obrigações legais defender os interesses do condomínio.

Espero poder ter contribuído com todos passando a experiência que estamos tendo em nosso Condomínio.

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Que Deus nos proteja a todos e nos guie como Síndicos a tomar todas as decisões necessárias visando o bem estar de todos.