Um Condomínio, assim como uma empresa (e é dessa forma que ele deve ser visto) necessita de um processo de gestão eficiente para atingir seu objetivo principal – o lucro no caso da empresa e do Condomínio a eficiência operacional e financeira.
A eficiência operacional está relacionada aos processos de manutenção do condomínio, que deverão mantê-lo sempre em perfeito funcionamento e com suas partes comuns bem cuidadas, garantindo o bem-estar dos condôminos e a valorização do empreendimento.
E a eficiência financeira significa ter uma boa qualidade operacional com menor custo possível, sem onerar de forma abusiva os condôminos com quotas condominiais fora da realidade do Condomínio. Vale lembrar, que diferentemente de uma empresa, no Condomínio não se deve aumentar as receitas, mas tão somente reduzir as despesas sempre que possível.
Para que se consiga atingir esses dois objetivos se faz necessário: ética, planejamento, transparência e comprometimento com a metas estabelecidas para tais fins.
Até pouco tempo atrás, administrar um condomínio parecia mais um gesto de boa vontade de um condômino do que qualquer outra coisa. Não se importava com o conhecimento mínimo necessário que aquele condômino precisava ter para ser de fato um síndico, o gestor do empreendimento. O que valia era tão somente a boa vontade e a disposição para assumir uma função que ninguém, ou quase ninguém estava disposto a assumir.
Nesse contexto, terminada a Assembleia um determinado condômino saia investido da função de Síndico e a partir dai que as coisas se complicavam.
Muitas das vezes aquele condômino não tinha nenhuma formação em gestão, era simplesmente alguém com a boa vontade de ajudar e nesse caso, em quase 100% das vezes apostava no apoio da Administradora, que poderia ser uma boa alternativa ou uma grande enrascada.
O tempo passou e hoje em dia cada vez mais os Condomínios estão buscando Síndicos Profissionais para fazerem a sua gestão.
Cada vez mais a exigência dos condôminos tem aumentado por conta da busca de mais eficácia e eficiência na gestão dos condomínios.
Na verdade, atualmente um condomínio não pode mais ser administrado com amadorismo. Os Condomínios realizam obras; possuem equipamentos de alto valor – elevadores; geradores; equipamentos de ginástica; bombas; válvulas de pressão; jardins e etc., tem colaboradores próprios e terceirizados, tem obrigações tributárias; previdenciárias; trabalhistas e por aí vai.
Para gerir todos esses processos se faz necessário que o gestor tenha um bom conhecimento de contabilidade, gestão de contratos e de pessoas, tenha boas técnicas de mediação de conflitos, cobrança e uma boa capacidade de comunicação.
Quando um Condomínio deve decidir por um Síndico Profissional?
Trata-se de uma pergunta cuja resposta imediata seria “sempre” – um condomínio, independente do seu tamanho e quantidade de unidades, sempre deveria estar sendo administrado por um Síndico Profissional. Mas ainda estamos longe disso, então vamos elencar aqui pelo menos 05 Sinais de que seu Condomínio precisa de um Síndico Profissional:
- Falta de equilíbrio nos saldos financeiros das contas condominiais: é muito importante que haja um certo equilíbrio na distribuição financeira das contas. A conta ordinária nunca deverá ter um saldo elevado, isso pode, dentre outras coisas, sinalizar ter havido falhas na elaboração da Previsão Orçamentária ou que está sendo mal gerida. Via de regra o Saldo da Conta Ordinária deverá estar sempre próximo a zero. Quando da sua elaboração é importante que as rubricas que a compõem estejam com seus valores provisionados bem próximos das despesas a serem realizadas. Essa é uma conta que afeta diretamente a composição da quota condominial;
- Fundo de Reserva: essa conta também deve ter seu saldo de criação bem estabelecido, não pode e não deve ter arrecadação infinita. Deve-se estabelecer um montante que seja suficiente para cobrir as despesas emergenciais, não previstas na peça orçamentária, e quando atingido esse montante a arrecadação deve ser suspensa, pelo menos até que parte dele seja utilizado, ai, nesse caso, se inicia uma nova arrecadação, mas tão somente, para se atingir aquele montante pré estabelecido;
- Quebra constante de equipamentos de alto custo: elevadores, exaustor, equipamentos de ginástica, etc. Aqui é necessário entender as razões dessas quebras, elas podem ser tanto questões físicas; quanto financeiras; quanto má gestão. Todos os ativos de alto valor e de importância relativa à operação do Condomínio devem sofrer manutenções preventivas periódicas, cujos custos deverão fazer parte da previsão orçamentária além de sofrerem um forte acompanhamento por parte do gestor, analisando as ordens de serviço e entendendo as necessidades de trocas de peças e etc.
- Uso inadequado das áreas comuns do condomínio: essa é uma questão de importância relativa. É importante estar atento as questões da utilização das áreas comuns, como: quadras; salão de festas; churrasqueiras; academia; garagem, etc. As vezes é muito complicado para um Síndico Residente fazer prevalecer as regras, fazer com que o Regulamento seja cumprido à risca. Tudo isso por conta do relacionamento e convivência no Condomínio, lembrando que além de ser síndico ele também é condômino, e muitas vezes super bem relacionado, com muitos amigos. Um Condômino que: frequenta a academia constantemente e se relaciona com a “tribo da academia”; que joga tênis todos os finais de semana e se relaciona com a “tribo dos tenistas”; pelo bom relacionamento acaba sendo convidado para a maioria das festas e dos churrascos – diante desse cenário como repreender o barulho de uma festa na qual ele é um dos convidados? Como estabelecer limites para uso da quadra de tênis? Como limitar o uso a noite até determinado horário, esporte que ele pratica intensamente? Como acabar com o pagode (som em volume exagerado) no churrasco do domingo no qual ele é um dos convidados? Trata-se de uma situação muito difícil de lidar, não é nada fácil, e por conta disso muitas das vezes se estabelece um Condomínio sem regras, onde tudo acaba virando o “uso com bom senso”, e acaba se transformando em um ambiente de difícil convivência, uma terra de ninguém.
- Questões de segurança renegadas a segundo plano: esse é um item super importante que envolve o bem-estar de todo o Condomínio. Como todos sabem Segurança e Comodidade não combinam, não há como conviverem juntas, ou se tem uma ou se tem outra. Segurança exige regras rígidas, sem exceções, cumprimento absoluto dos procedimentos estabelecidos. Aí o Condômino que virou Síndico faz parte daquele grupo que prefere a comodidade em detrimento da segurança, isso com certeza vai comprometer todo o sistema de segurança daquele Condomínio, não pelas mudanças dos procedimentos existentes, mas pelo relaxamento do seu rigoroso cumprimento.
Claro que podia relacionar mais uma dúzia de outras razões, mas acho que com essas vamos despertar os Condomínios quanto a necessidade de ser ter como gestor um profissional, uma pessoa com currículo adequado, foco e independência suficiente para zelar não só pela gestão financeira e operacional, mas também pelos aspectos comportamentais do Condomínio, primando pela isonomia onde todos são iguais perante a Convenção e Regulamento, não fazendo nenhuma distinção entre condôminos que se encontram na mesma situação.
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