COVID-19_X_FINANÇAS
Roberto Gomes

Roberto Gomes

COVID -19 X FINANÇAS DO CONDOMÍNIO | OBZ (Orçamento Base Zero)

Muito tem se falado no sentido de alertar os Condomínios com relação a um provável aumento da inadimplência e sobre quais as medidas que o Síndico deveria tomar no sentido de reduzir as despesas para suportar esse aumento e/ou até mesmo reduzir a cota condominial com o objetivo de evitar que a inadimplência cresça.

Antes de dar continuidade a essa matéria queria parar, para fazer uma reflexão.

É sabido que num Condomínio, em condições normais de pressão e temperatura, suas despesas Ordinárias estão compostas da seguinte forma:

  • Despesas com Pessoal | 70%
  • Demais despesas | 30%

Admitindo-se que os Condomínios fizeram sua lição de casa, bem feita, na elaboração do deu Orçamento para 2020, todos os contratos de prestação de serviços foram exaustivamente negociados, portanto estão com seus preços bem ajustados; todas as demais despesas foram analisadas e seus volumes foram devidamente adequados às necessidades do Condomínio.

Portanto, diante desse cenário pouco se tem a fazer na busca de resultados expressivos. Mas considerando um grande esforço por parte do Síndico, vamos admitir que ele consiga uma redução média de 20% nas Demais despesas, o que seria, nessas condições, um excelente resultado. Estaríamos falando de uma redução de apenas 6% nas Despesas Ordinárias, consequentemente algo em torno de 3,5% /4% do total das despesas.

Continuando a matéria, podemos concluir, num primeiro momento, tratar-se de um esforço cujo resultado se mostra inexpressivo, uma redução de 4% na cota condominial não poderá ser responsável por uma eventual queda no índice de inadimplência de um Condomínio.

Todas as orientações que tenho lido levam o Síndico a realização de um processo de negociações e cortes de despesas com pouca representatividade em relação ao total das despesas necessárias à manutenção do Condomínio que não justificariam uma redução na cota condominial, consequentemente não resolvendo a questão do aumento da inadimplência.

Algumas das sugestões que temos encontrado, dizem respeito, por exemplo:

  • Suspensão e/ou rescisão de alguns contratos de prestação de serviços | aqui entramos na nossa relação 70/30, esses contratos fazem parte daqueles 30% das despesas que comentamos na nossa reflexão, poderá ser possível ter uma redução aqui, mas não objetivando uma consequente redução na cota que justifique;
  • Negociação dos valores dos contratos com prestadores de serviço | vide item anterior, exatamente o mesmo conceito;
  • Suspender a arrecadação do Fundo de Reservas | estamos falando de algo em torno de 3,5% a 5% da arrecadação ordinária. Aqui a questão é que estamos falando no corte de uma fonte de recursos importante que poderá fazer falta para cobertura de despesas que podem ser essenciais num momento de crise como essa que estamos vivendo;
  • Corte de despesas do dia a dia …. papelaria; cópias; impressão de comunicados e etc. | essas então nem se fala, devem representar zero vírgula qualquer coisa do total das despesas, totalmente imaterial.

Também tenho lido a respeito de sugestões e ou solicitações que condôminos tem feito aos Síndicos tendo como objetivo a redução da cota condominial. Vou comentar apenas as mais comuns:

  • Suspensão/Redução da cota condominial durante o período da crise… | aqui as formas de compensação são as mais diversas, passando naturalmente pelo uso do Fundo de Reservas; Fundo de Obras/ Benfeitorias bem como, pelo uso das Provisões para Férias e 13º salário, tratam-se de propostas totalmente fora de contexto, por exemplo as provisões terão que ser usadas necessariamente ao longo desse exercício, logo terão que sair de algum lugar, quanto ao Fundo de Reservas, já comentamos sobre isso.
  • Conceder desconto para pagamentos em dia e/ou suspender o pagamento de juros e multa para pagamentos feitos com atraso | aqui já entramos no campo da ilegalidade, não obstante a imaterialidade dos resultados;
  • Redução no quadro de colaboradores | aqui sim seria possível uma redução significativa, por outro lado ia gerar uma despesa de rescisão também significativa, trata-se de uma ação a ser realizada com visão de médio pra longo prazo, que não é o caso em questão cujo resultado tem que ser de curtíssimo prazo – pra ontem; além, é claro, de questões legais que precisam ser bem avaliadas.

Claro que com esse cenário de incertezas com relação ao tempo desse processo de confinamento; com relação a uma possível recessão e suas consequências; o desemprego batendo na porta; a redução atual da renda das pessoas …. | um processo de inadimplência é muito provável.

Considerando todas as análises feitas até agora, com relação a redução de despesas, podemos considerar que não temos uma solução visando a redução da cota condominial objetivando a prevenção de um possível aumento da inadimplência???

A resposta é sim, não temos uma solução se considerarmos aquelas medidas para obtenção de uma redução significativa da cota condominial para baixar a inadimplência.

Por outro lado, fazendo uso de várias daquelas propostas com um outro objetivo mais estratégico teremos como mitigar os riscos financeiros do Condomínio causados por um eventual aumento do índice de inadimplência, com a formação de um bom estoque financeiro.

Agora é o momento de se fazer uma revisão estratégica do orçamento do Condomínio como um todo, elaborando uma peça orçamentária de curtíssimo prazo que permita a formação de um estoque financeiro visando combater os efeitos de um eventual aumento da inadimplência.

Não podemos admitir que os Condomínios estejam com seus orçamentos majorados a tal ponto que numa negociação com os fornecedores de apenas 30% das suas despesas Ordinárias se consiga um resultado suficiente para baixar a cota de tal sorte que venha a mitigar o surgimento do aumento da inadimplência.

Diante desse cenário o que é possível ser feito para mitigar esse risco que pode trazer sérios problemas, de curto prazo, aos Condomínios?

Uma solução seria a montagem de um orçamento emergencial, de curtíssimo prazo, objetivando atravessar a crise sem que o Condomínio venha enfrentar sérios problemas financeiros.

Para isso seria recomendado montar uma peça orçamentária geradora apenas dos recursos necessários e essenciais para manter o Condomínio em condições operacionais. E como fazer isso considerando as despesas já projetas no orçamento? | esquecendo tudo que foi feito e começar da estaca zero.

Então podermos fazer uso de uma ferramenta adotada pelas empresas quando precisam melhorar seus resultados no curto prazo | a elaboração do orçamento base zero – OBZ:

Podemos fazer uso de uma ferramenta adotada pelas empresas quando precisam melhorar seus resultados no curto prazo | a elaboração do orçamento base zero – OBZ:

  • O Orçamento Base Zero é uma metodologia diferente da tradicional, já que projeta receitas e despesas sem considerar os exercícios anteriores.
  • A ferramenta permite que o Síndico tenha condições de organizar e controlar melhor os gastos do Condomínio, eliminando a ocorrência de folgas no orçamento – as famosas “gordurinhas”.
  • A principal diferença com relação ao orçamento tradicional é que o OBZ não considera informações como a média de despesas dos últimos anos, orçando individualmente cada uma das despesas necessárias para o Condomínio.
  • Na elaboração do OBZ, cada atividade deve ser separada detalhando os gastos previstos, reduzindo, dessa forma, a ocorrência de desperdícios e foco em atividades (reformas/manutenções) que não tenham aderência a atual estratégia do Condomínio.

Com o OBZ, o Condomínio tem um plano financeiro estratégico que será utilizado como estimativa de entradas e saídas ao longo de um determinado período de tempo.

Sabe aquele serviço pago todo mês, que ninguém sabe para que serve? Este é geralmente um efeito do Orçamento Histórico, que vai replicando despesas de ano para ano e que o Orçamento Base Zero (OBZ) surge como a solução perfeita para os cortes.

Uma boa dica na elaboração do OBZ é usar a Regra de Pareto:
quais são os 20% das ações, a serem tomadas, que vão gerar 80% das melhorias nos resultados para o Condomínio?

O primeiro passo é encontrar quais são os 20% das contas que representam 80% das despesas realizadas no Condomínio. Desta forma é possível concentrar os esforços, realizando um menor volume de análise, mas obtendo melhores resultados.

Algumas dicas:

  • Corte o excesso de peso. A comparação com a mala de viagem é perfeita para entender o OBZ. Se você vai para a praia, para que levar cachecol e luvas? Muitos Condomínios carregam muitas Despesas na bagagem sem necessidade.
  • As decisões precisam de embasamento. Todas as atividades e Despesas do Condomínio devem ser questionadas. Mesmo atividades/despesas que pareçam essenciais podem ser considerados desnecessários sob uma perspectiva estratégica.
  • O desafio é manter o Condomínio funcionando normalmente, sempre buscando as menores Despesas possíveis.
  • Evitar cortes gerais em uma mesma proporção, algo como “reduzir em 5% as despesas de manutenção”. Em algumas atividades essenciais (elevadores, por exemplo), as despesas com manutenção podem até ser elevadas, enquanto em outras consideradas de baixa prioridade ou desnecessárias, devem ser totalmente eliminadas.
  • Despesas com Pessoal: independente do tamanho do Condomínio, os Gastos com Pessoal são umas das despesas mais representativas (70 a 75%). E quanto maior o Condomínio, mais ineficiente vai se tornando a alocação de pessoas. Nestas horas, a aplicação do OBZ pode auxiliar a encontrar áreas do Condomínio que estão com necessidade de pessoal e ao mesmo tempo, colaboradores subutilizados. Lembrando que aprimorar a eficiência de Gastos com Pessoal não significa apenas reduzir o quadro (demitir), mas sim alocar os recursos humanos do Condomínio de forma mais adequada e eficaz.

É preciso entender o atual Cenário Econômico, levando em consideração fatores como a volatilidade do mercado financeiro como um todo e a dinâmica das mudanças no comportamento dos condôminos.

Já definimos a ferramenta orçamentária que vamos utilizar, então vamos elencar a principal premissa as ser considerada nessa revisão orçamentária:

  • Diminuir as despesas ao máximo, focando apenas no estritamente necessário – estabeleça o quanto pretende atingir de despesa e foque na obtenção desse resultado. Vale lembrar que o condomínio, nesse período já não está mais do mesmo tamanho:
    • As áreas comuns de lazer foram interditadas: piscina; quadras (tênis/squash/basquete); salão de festas; brinquedoteca; salão de jogos; bares da quadra e da piscina e churrasqueira e academia;
    • Alguns espaços das áreas comuns também foram interditados: os caminhos para as quadras; para a piscina; para o s. de festas; para a brinquedoteca e para a academia;

Agora vamos para análise de cada linha orçamentária das despesas e fgora vamos para análise de cada linha orçamentária das despesas e fundamentar sua necessidade ou não, ou seja, se vamos mantê-la e negociar seu valor; se vamos suspendê-la ou simplesmente eliminá-la:

  • Manutenção dos Elevadores: despesa necessária e essencial | deve ser mantida e o valor do contrato deve ser negociado;
  • Manutenção do Gerador: despesa necessária e essencial | deve ser mantida, mas a sua forma e valor devem ser modificados. Deverá ser solicitada uma revisão geral no gerador e a partir daí cortar as visitas mensais e manter somente o atendimento emergencial;
  • Manutenção dos Motores dos Portões: despesa necessária e essencial | deve ser mantida, mas a sua forma e valor devem ser modificados. Deverá ser solicitada uma revisão geral nos motores e a partir daí cortar as visitas mensais e manter somente o atendimento emergencial;
  • Manutenção CFTV: despesa necessária e essencial | deve ser mantida, mas a sua forma e valor devem ser modificados. Deverão ser cortadas as visitas mensais e manter somente o atendimento emergencial;
  • Manutenção dos Jardins: despesa necessária e essencial | deve ser mantida, mas a sua forma e valor devem ser modificados. Considerando que parte dos jardins estão nas áreas interditadas, as visitas deverão passar de mensais para bimensais e o valor do contrato deverá ser negociado;
  • Manutenção Equipamentos de Ginástica: despesa necessária, mas não essencial | considerando que a academia está interditada esse contrato deverá ser suspenso e/ou cancelado;
  • Administradora: despesa necessária e essencial | esse contrato deverá ser totalmente renegociado:
    • Despesas adicionais deverão ser eliminadas | cartório; cópias; correio; pastas de prestação de contas;
    • Valor do contrato | dever ser negociado;
  • Consumo de energia | desativar iluminação de todos os locais interditados; desativar iluminação dos espaços de áreas comuns interditadas;
  • Material de Limpeza: despesa necessária e essencial | fazer uma análise das quantidades a serem compradas considerando o total das áreas interditadas (diminuir significativamente a frequência de limpeza nesses locais) e o aumento da frequência de limpeza das áreas essenciais (elevadores e piso térreo);
  • Monitoramento Eletrônico: despesa necessária, mas não essencial | esse contrato deverá ser suspenso e/ou cancelado;
  • Despesas com Pessoal: despesa necessária e essencial | Essa rubrica merece uma atenção especial, não dá para estabelecer uma receita de bolo. Aqui vamos nos deparar com uma variedade enorme de situações e para cada uma deverá ser adotada uma medida, mas na dosagem certa. Teremos caso de Condomínios que todos os recursos humanos são próprios, mas tem um quadro superenxuto e, portanto, não há o que fazer. Teremos Condomínios que todos os recursos humanos são próprios, mas tem um quadro que pode sofrer alterações até por conta da interdição de áreas comuns – pessoal de limpeza por exemplo. Seja como for aqui é necessário um estudo bem aprofundado até mesmo, pelo fato da Portaria 936/20 estar em processo de adaptação podendo acarretar problemas não previsíveis.

A conclusão de todo esse processo trará ao Condomínio, com certeza, uma redução do montante de suas despesas.

Como já comentamos, não será suficiente para provocar uma redução da conta condominial necessária para mitigar um aumento da inadimplência, mas será suficiente para a formação de um estoque financeiro que, poderá auxiliar o Condomínio no cumprimento de suas obrigações mensais.

A minha recomendação é que essa revisão orçamentária, com a ferramenta OBZ (orçamento base zero), seja feita para o período de maio a dezembro de 2020, dadas todas as incertezas pelas quais estamos passando com a pandemia do COVID-19.

Claro que existem técnicas para a montagem de um OBZ, mas para a simplicidade da estrutura financeira de um condomínio basta o entendimento do conceito básico dessa ferramenta | esqueçam tudo o que foi feito e partam do zero.

Uma dica seria estabelecer um limite de despesa que você (Síndico) entenda ser o mínimo necessário para manter a operação do Condomínio e trace o OBZ (orçamento base zero) tendo esse montante como objetivo a ser alcançado e tenha foco nisso.

Também recomendo que a decisão da montagem e definição da escolha do que deverá ser feito seja “top down”, não estamos montando um OBZ numa empresa departamentalizada, onde a participação de cada departamento é fundamental na montagem do OBZ.

Um Síndico, um bom Síndico, deve conhecer o Condomínio como ninguém, portanto, sabe exatamente onde poderá correr mais risco e onde deverá ser mais conservador. É nessa hora que temos que mostrar a que viemos – “é a hora que as crianças choram e as mães não escutam”.

Costumo comparar essa situação a de uma corrida | o pessoal do BOX (Conselho num Condomínio) deve orientar o piloto (Síndico) alertando sobre o consumo de gasolina (situação das despesas), alertando sobre a temperatura dos freios (o ânimo dos condôminos), mas quem conhece mesmo o carro, quem define os limites de velocidade para a entrada e saída de cada curva (o planejamento financeiro; a gestão de cada conta) é o piloto (o Síndico).

Também recomendo não mexer no valor da cota condominial, mantendo a mesma que foi estabelecida para suportar o volume de despesas não negociadas nesse processo. Lembrando que não estamos fazendo todo esse processo para definir uma nova cota condominial, mas sim objetivando a construção de um estoque financeiro que auxilie o Condomínio a suportar um eventual aumento da inadimplência.

Ressalto que toda essa minha tese está fundamentada tendo como base aqueles condomínios que estão com seus orçamentos bem ajustados, contratos bem negociados, quadro de pessoal bem compatibilizado com as necessidades e despesas super ajustadas, sem as famosas gordurinhas ou travas financeiras – as famosas “outras despesas”, colocadas uma em cada rubrica.

Já num condomínio com uma estrutura orçamentária mais “pesada” com prestação de serviços mais elitizados, quadro de funcionários mais específicos, a redução das despesas com a utilização do OBZ pode ser bem significativa, que até poderá justificar uma redução da cota condominial, embora eu não recomende.

Estou me referindo a serviços do tipo | recreação; segurança; personal trainer para a academia e etc… E a estrutura de RH com manobrista; manutencista; auxiliar de escritório e etc. Essas despesas, num momento como esse, incluindo o confinamento, são totalmente dispensáveis e de alto valor.

Entretanto um condomínio com esse perfil, provavelmente não terá tanto problema com aumento da inadimplência, são condomínios de um padrão classe média alta para alta, formados por condôminos com padrão financeiro mais adequado para suportar esse período de quarentena.

A seguir apresentamos os resultados obtidos num Condomínio que administramos. Aquele Condomínio já estava com suas despesas bem alinhadas, e com um quadro de pessoal bem enxuto, no limite.

Neste quadro, demonstramos cada uma das despesas que tiveram os valores reduzidos por conta das negociações realizadas. O resultado até que foi expressivo de 36% de redução. Esse resultado foi possível porque aqueles fornecedores também estavam passando por processo semelhante de ajustamento de suas despesas.

A seguir estamos mostrando o reflexo daquela negociação dentro do grupo de contas – Ordinária – na apuração dentro do grupo tirando a folha de pagamento o reflexo foi de 18,05%, já dentro do total do grupo cai para 5,2%. Exatamente como havíamos comentado na nossa reflexão no início desta matéria.

Valores expressos revertidos em cota condominial
Valores expressos revertidos em cota condominial

A seguir um demonstrativo com 100% das despesas, ordinárias e demais, onde aquele desconto cai para 3,6%, ou seja, uma cota condominial que era de R$2.136,05 cairia para R$2.059,20.

Valores expressos revertidos em cota condominial
Valores expressos revertidos em cota condominial

Uma redução de apenas 3,6% que em nada contribuiria para a prevenção de um quadro de aumento da inadimplência, mas que poderá contribuir de forma substancial para a formação de um estoque financeiro para contornar suas consequências, quando olhamos para uma economia mensal de R$2.632,77.

Esses Demonstrativos, propositadamente, foram feitos mantendo-se todas as demais linhas inalteradas, ou seja, sem o resultado da elaboração do OBZ, para que ficasse claro que o resultado obtido seria muito baixo, inexpressivo para justificar uma redução da cota condominial para evitar um aumento da inadimplência.

A seguir mostramos o resultado efetivo da aplicação do Orçamento Base Zero – OBZ, já considerando os valores atualizados das negociações realizadas.

Se considerarmos que esse nosso orçamento foi projetado para o período de maio a dezembro/20, estamos falando de um período de 07 meses, o que daria um estoque financeiro total de R$18.429,39 (R$2.632,77 X 7) – 3,95 vezes o valor total das despesas negociadas, que representam 76% das despesas ordinárias desconsiderando a Folha e as despesas de consumo.

Considerando agora a economia total com o OBZ teremos a formação de um estoque financeiro de R$20.110,09, no período. Podem verificar que as despesas desse condomínio estavam muito bem balanceadas, tivemos pouca margem de redução.

Podem observar, também que não mexemos na arrecadação do Fundo de Reserva. Esse condomínio tem um bom estoque financeiro nessa rubrica, apesar de ter acabado de fazer uso de uma boa parte por conta de um problema nos elevadores. Hoje ele tem alguma coisa próximo de 45% da arrecadação mensal.

Também não mexemos na Manutenção Predial. Esse fundo começou a ser formado há pouco tempo, mas já tem um estoque financeiro de aproximadamente 15% de uma arrecadação mensal.

Aqui a estratégia foi clara, manter essas arrecadações como se estivéssemos aumentando a Provisão para Inadimplentes, estamos falando aqui de um percentual de 5,69% ao mês, além dos estoques financeiros que hoje montam em 60%, aproximadamente, de uma arrecadação mensal.

Nesses dois casos seria necessária a aprovação Assemblear, o que seria praticamente impossível nesse momento de confinamento. Assim numa situação de emergência, recomendamos obter a anuência do Conselho Fiscal e fazer uma boa comunicação aos Condôminos, informando, inclusive, que todo o processo será base para ratificação numa próxima Assembleia.

Aqui recomendo, também, que seja feita uma prestação de contas a cada movimentação desses Fundos, deixando bem transparente o que está sendo feito e porque.

Essa operação mais a redução que conseguimos nos dá tranquilidade para enfrentar um eventual aumento de inadimplência que poderá vir a ocorrer nesse período.

Para finalizar, não existe certo nem errado nesses diferentes modos de enxergar e administrar o Condomínio. Nesse momento, o que existe é a escolha de ferramentas adequadas que podem nos levar a atingir, da melhor forma possível, nosso objetivo sem que tenhamos que dispor de um esforço para chegar num resultado que poderá não ser satisfatório.

Outro fator relevante nesse processo de gestão estratégica também seria já estar pensando no médio prazo – exercício de 2021 – mas agir no curtíssimo prazo e já estabelecer as bases para o Orçamento de 2021.

Não podemos desconsiderar o fato que o Mundo pós COVID-19, não será mais o mesmo, muitas coisas vão mudar, como o trabalho a distância; reuniões virtuais, o uso da tecnologia será indispensável.

Vamos ter que repensar no business chamado Condomínio.

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