Na era contemporânea, a gestão de condomínios tem se transformado consideravelmente, impulsionada pela necessidade de uma abordagem mais profissional e transparente. Anteriormente, a administração condominial muitas vezes era vista como uma tarefa amadora, sujeita a desperdícios financeiros e conflitos entre os condôminos.
No entanto, a percepção está mudando à medida que os moradores entendem a importância de uma governança corporativa eficaz e práticas de compliance para garantir a sustentabilidade e a eficiência de seus empreendimentos.
Neste artigo, exploraremos como os princípios de governança corporativa e compliance podem ser aplicados em condomínios, oferecendo 10 dicas práticas para uma administração mais profissional e transparente.
A Evolução da Percepção sobre a Administração de Condomínios
Nos últimos anos, tem havido um aumento significativo nas discussões sobre a qualificação da administração de condomínios, equiparando-a a uma gestão empresarial. Essa mudança de paradigma reflete uma compreensão crescente entre os moradores de que a gestão amadora pode resultar em problemas financeiros e conflitos interpessoais.
As assembleias ordinárias, onde o orçamento do condomínio é normalmente aprovado, muitas vezes são marcadas por debates acalorados sobre os valores apresentados pelo síndico e/ou administradora. Isso ocorre porque as apresentações muitas vezes carecem de fundamentação sólida e transparência, deixando os condôminos em dúvida sobre a necessidade e a aplicabilidade das despesas.
Governança Corporativa e Compliance em Condomínios
Para garantir uma administração eficaz e transparente, é essencial adotar os princípios de governança corporativa e compliance. A governança corporativa envolve o estabelecimento de relações claras e transparentes entre a direção do condomínio, os condôminos e outras partes interessadas.
Isso inclui a definição de objetivos claros, mecanismos de monitoramento e prestação de contas transparente. Por outro lado, o compliance refere-se à conformidade com as leis, regulamentos internos e melhores práticas de mercado.
Dicas para uma Administração Profissional de Condomínios
Estrutura Organizacional Clara: Defina uma estrutura de poder clara e objetiva, incluindo a assembleia, síndico, conselhos fiscais, gerente predial, zeladoria e colaboradores, estabelecendo princípios éticos e de não tolerância ao ilícito.
Alçadas e Competências Claras: Estabeleça um quadro de alçadas e competências para garantir que cada parte da organização saiba até onde pode ir em termos de decisões e responsabilidades.
Workflow para Processos: Implemente um workflow para cada processo do condomínio, como compras, contas a pagar, contas a receber, manutenções e investimentos, garantindo controle interno e segregação de funções.
Comunicação Interna Eficiente: Mantenha um sistema de comunicação interna eficaz para manter os condôminos informados sobre todas as atividades do condomínio, evitando mídias polêmicas como grupos de WhatsApp.
Mapeamento de Riscos de Fornecedores: Estabeleça um sistema de mapeamento de riscos para fornecedores e prestadores de serviços, realizando credenciamento e avaliação periódica, e garantindo conformidade com a legislação.
Cronograma de Atividades: Implemente um cronograma de atividades para cada colaborador, definindo o que, quando e por quem será realizado, com mecanismos de comprovação como planilhas formalizadas e quadros de tarefas.
Conformidade com a Convenção e Legislação: Certifique-se de que todas as atividades estejam em conformidade com a convenção, regulamento interno e legislação pertinente, evitando riscos desnecessários.
Mecanismos de Punção Justos: Estabeleça mecanismos justos de punição para inconformidades, garantindo o direito de defesa e cumprindo rigorosamente o regulamento interno de forma igualitária para todos.
Prestação de Contas Periódica: Realize uma prestação de contas periódica com o conselho fiscal e os condôminos, apresentando relatórios claros, objetivos e auditáveis sobre os resultados alcançados.
Arquivamento Documental Eficiente: Mantenha os documentos comprobatórios devidamente arquivados, permitindo acesso aos condôminos sempre que solicitado, e com um sistema de controle adequado.
Benefícios da Implementação Adequada de Governança e Compliance
A adoção e aplicação correta desses procedimentos podem resultar em diversos benefícios para o condomínio, incluindo a redução de custos, a mitigação de riscos desnecessários, a proteção dos ativos, um melhor relacionamento com os condôminos e prestadores de serviços, maior transparência sobre os resultados alcançados e uma melhoria geral no relacionamento com a estrutura organizacional.
Conclusão
Em suma, a administração de condomínios evoluiu significativamente nos últimos anos, impulsionada pela necessidade de uma abordagem mais profissional e transparente. A adoção dos princípios de governança corporativa e compliance pode garantir uma administração eficaz e sustentável, promovendo uma maior transparência, responsabilidade e eficiência na gestão condominial.
Com a implementação adequada desses princípios e dicas práticas, os condomínios podem alcançar resultados superiores e garantir um ambiente harmonioso e próspero para todos os condôminos.
