Mês passado, nós postamos em nosso blog sobre os 5 sinais que sinalizam a eventual necessidade de que seu condomínio precisa de um Síndico Profissional, se você leu o post e sentiu que seu condomínio realmente precisa deste profissional, no post de hoje você verá como deve ser realizada a transição entre os síndicos.
É de conhecimento de todos que a existência do síndico no condomínio é obrigatória e fundamental, porém quando sua gestão não está sendo conduzida de acordo com o que foi planejado, a troca do síndico poderá ser uma boa alternativa.
Para que seja processada a troca do Síndico se faz necessário o cumprimento dos trâmites legais, com respeito à Lei e atendimento a Convenção do Condomínio para que tudo ocorra da melhor maneira possível.
Uma transição dessa natureza deve ser conduzida, sempre, de forma transparente respeitando-se todas as formalidades necessárias. O ideal seria que tal processo fosse conduzido pelo Corpo Diretivo (Conselho Fiscal e Síndico) em reunião a ser realizada logo após a eleição do novo Síndico.
Nessa reunião seria apresentado ao novo Síndico: todos os processos do Condomínio, porventura, em andamento; as informações sobre os contratos, em andamento, firmados pelo Condomínio; informações sobra a folha de pagamento e atualizações do dia a dia como: AVCB; Seguro; Certificados de Normas Regulamentadoras, Previsão Orçamentária; Fluxo de Caixa e etc.
Seria interessante, também, que nessa reunião ficasse estabelecido um cronograma apara atualização do cadastro, junto a Receita Federal, Certificado Digital e Banco, do novo Síndico.
Concluída a reunião deve-se dar prosseguimento a transferência da posse dos documentos do Condomínio, que via de regra, encontram-se fisicamente guardados/arquivados no próprio Condomínio, são alguns deles:
- Contratos de Prestação de Serviços de Manutenção: jardim, elevadores, gerador, bombas, equipamentos de segurança (CFTV; alarmes; etc), relógio de ponto dos colaboradores, portões, interfones, etc;
- Contrato de Terceirização de Mão-de-obra: portaria, limpeza e segurança;
- Contrato com a Administradora de Condomínios;
- AVCB;
- Apólice de Seguro;
- Plantas do Condomínio;
- Convenção e Regulamento Interno;
- Certificados de Normas Regulamentadoras: brigada de incêndio, EPI, PCMSO, PPRA, etc;
- Pastas das Movimentações Financeiras do Condomínio (aquelas elaboradas pela Administradora);
- Cartão de CNPJ e etc.
O ideal seria que esse processo fosse acompanhado pelo representante da Administradora, que cuida do Condomínio, pelo conhecimento que detém a respeito da existência de todos aqueles documentos, cujas cópias encontram-se com a própria Administradora.
O processo sendo conduzido dessa forma evita que um determinado documento deixe de ser entregue ao novo gestor e permite o esclarecimento de quaisquer dúvidas porventura existentes. É importante, também, que todo esse processo seja devidamente formalizado.
Naturalmente, que até aqui tratamos de uma troca de bastões dentro da mais perfeita normalidade. Entretanto, sabemos que é possível que esse processo de troca de Síndicos transcorra num ambiente hostil motivado, por exemplo, pela destituição do síndico por cometimento de irregularidades e/ou má gestão.
Nesses casos, naturalmente, não haverá boa vontade das partes na realização de todo o processo descrito, então o novo Síndico em conjunto com a Administradora deverá proceder uma análise detalhada da situação que se encontrava o Condomínio até o dia que ele assumiu a gestão, elaborar um relatório e encaminhar ao Conselho Fiscal. Deverá, também, convocar uma Assembleia e colocar todos os Condôminos a par de toda a situação e se for o caso fazer com que o relatório enviado ao Conselho faça parte da ata daquela Assembleia.
Agora, se as irregularidades identificadas forem de alta relevância, pondo, de alguma forma, o Condomínio em risco e/ou tenha a participação do Conselho e/ou da Administradora, o novo Síndico deverá convocar uma Assembleia comunicar e obter autorização para contratar uma Auditoria afim de identificar responsabilidades pelos atos e fatos praticados e regularizar toda a situação do Condomínio, com ou sem envolvimento de uma ação judicial e seguir em paz com sua gestão.
Ficou com alguma dúvida sobre a troca de síndicos na gestão do condomínio? Deixa sua dúvida aqui embaixo nos comentários!
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