Como implantar conceitos de Governança e Compliance no Condomínio?

Tem sido cada vez mais constante discussões a cerca de se qualificar, comparar o condomínio a uma empresa. Na verdade, o que de fato está modificando é a percepção das pessoas, que residem em condomínio, que estão entendendo, cada vez mais, que não se pode mais administrar aquele empreendimento de forma amadora, gerando desperdícios financeiros e desgastes pessoais entre os condôminos.

É muito comum nas Assembleias Ordinárias, onde normalmente se aprova o Orçamento do Condomínio, existirem grandes discussões sobre os valores apresentados pelo Síndico e/ou Administradora. Isto porque, via de regra, aquela apresentação é feita de forma simplista, sem base de comparação, com bons indicadores de preços, suas evoluções e aplicabilidade em cada uma das situações, deixando claro, por exemplo aqueles casos que são obrigatórios, como: reajustes salariais; reajustes das contas públicas; aqueles que são negociáveis, como: contratos de prestação de serviços de manutenção preventiva.

Mas não basta só apresentar bons indicadores, também se faz necessário mostrar de forma clara e transparente a necessidade de se ter que dispor de numerário do condomínio para a realização daquelas despesas, como: é necessário que os colaboradores sejam orgânicos (CLT), ou poderiam ser terceirizados – vantagens e desvantagens no curto, médio e longo prazo; é necessário ter contratos de manutenção preventiva para elevadores; bombas; gerador; jardim; câmeras de segurança – vantagens e desvantagens no curto, médio e longo prazo, aqui cabe também uma avaliação dos riscos envolvidos.

Só isso seria o bastante, não, ainda está faltando deixar claro como todas aquelas despesas foram constituídas, quais foram as bases legais que deram fundamento pra elas. Aqui temos vários aspectos legais, tanto do ponto de vista da legislação quanto do ponto de vista da Convenção e Regulamento Interno daquele Condomínio:

• As contratações dos colaboradores estão em conformidade com a CLT; os salários estão em conformidade com o estabelecido pelas convenções coletivas; o ajuste salarial está em conformidade com as determinações dos respectivos sindicatos.

• A Lei 12.846/2013, denominada Anticorrupção, efetivou-se a responsabilização administrativa e civil das pessoas jurídicas, de qualquer modalidade de sociedade, pelas práticas de atos ilícitos contra a administração pública nacional ou estrangeira.
  A responsabilização atinge a pessoa jurídica e seu gestor de qualquer nível hierárquico. No que tange à corrupção, a pessoa jurídica ficará sujeita à multa, podendo os sócios, diretores e até administradores responder criminalmente.
  Trata-se de responsabilidade objetiva e solidária, na qual a pessoa irá responder pela prática de ato ilícito independentemente da comprovação da culpa ou intenção de realizar a infração.

• As contratações dos prestadores de serviços foram realizadas em conformidade com o que está estabelecido na Convenção e/ou Regulamento Interno do Condomínio e das boas práticas de mercado, foram realizadas as cotações necessárias, essas cotações estão devidamente documentadas e registradas, permitindo serem auditadas a qualquer momento.

De fato, não há como negar que estamos falando de uma gestão profissional e de uma empresa, se não vejamos; um condomínio legalmente constituído tem que ter:

• CNPJ – inscrição junto a Receita federal;
• Certificado Digital;
• Obrigações previdenciárias, trabalhistas;
• Inscrição junto ao INSS;
• Contas a Pagar e Contas a Receber;
• Obrigações fiscais – recolhimento de impostos de fornecedores, imposto de renda, etc..;
• Estoque de materiais: limpeza; ferramentas; peças de manutenção;
• Estoque financeiro: conta corrente; fundo de reserva, aplicações financeiras;
• Contratos: concessionárias de serviços públicos; entidades privadas (prestadores de serviço).

Um condomínio, atualmente, não pode ser administrado por amadores, independentemente do seu tamanho e de ser residencial ou comercial; de ser grande (Club Life) ou pequeno. Todos eles, indistintamente, terão todas aquelas características acima mencionadas, com mais ou menos complexidade, mas terão todas elas.

Nos últimos tempos, até por conta do cenário de problemas de corrupção, suborno, caixa dois nas empresas públicas, tem se falado muito em Governança Corporativa e “Compliance” e com passar do tempo esses conceitos acabaram batendo nas portas dos condomínios.

Discutir Governança implica em analisar a disparidade/discrepância entre os executivos e os acionistas e como aprimorar cada vez mais a capacidade de controle que os acionistas precisam ter sobre os métodos e resultados atingidos pelos trabalhos realizados pelos executivos que os representam.

Numa analogia, podemos comparar os condôminos aos acionistas de uma corporação e o Síndico ao executivo principal dela o tão falado CEO (“Chief Executive Officer”).

Vamos entender melhor esses conceitos:

Governança Corporativa: “envolve um conjunto de relacionamentos entre a direção de uma empresa, seus acionistas e outras partes interessadas. A Governança Corporativa também fornece a estrutura pela qual os objetivos da empresa são estabelecidos, e são determinados os meios para se alcançarem esses objetivos e para se monitorar o desempenho” – Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE) documento Principles of Corporate Governance, editado em 2004.

“Compliance”: é um termo do inglês derivado do verbo “to comply”, que significa “cumprir com”, obedecer. “Compliance” significa estar em conformidade com. Dentro de uma organização ter princípios de “compliance” significa que estão em conformidade com a legislação, estão cumprindo, obedecendo as leis em cada um dos seus processos e procedimentos internos.

O que significa tudo isso na prática:

Ter Governança significa que os processos de gestão da organização estão fundamentados em:

• Transparência (disclosure) | ter informações disponibilizadas aos acionistas (condôminos); investidores (potencias compradores de unidades no condomínio), mostrar de forma clara qual a situação da organização;
• Equidade (fairness) | não ser discriminatório, tratar todos acionistas (condôminos) e demais partes interessadas da mesma forma com tratamento justo sem privilégios para A ou B;
• Prestação de Contas (“accountability”) | ter de forma clara processo de prestação de contas, que devem ser claras e compreensíveis, com estabelecimento de responsabilidades pelos atos praticados;
• Responsabilidade Corporativa (“compliance”) | significa estar em conformidade com a Convenção, Regulamento Interno e Legislação vigente.

E de que forma podemos implantar todos esses conceitos num Condomínio: a seguir 10 dicas importantes de como fazer isso:

1. Definindo de forma clara e objetiva a estrutura de poder do condomínio, ter uma estrutura organizacional clara e aceita internamente | Assembleia; Síndico; Conselhos Fiscais e Consultivo; Gerente Predial; Zeladoria; colaboradores em geral, além do estabelecimento de princípios éticos do Condomínio – onde a alta administração decide e formaliza a sua opção pela formatação das suas crenças e valores, e principalmente a de não tolerância ao ilícito, seja ele de qualquer tamanho ou importância.
2. Estabelecer um quadro de alçada e competência, deixando claro internamente até onde cada parte da organização pode ir, de que forma as decisões estarão sendo tomadas e por quem | admissões; demissões; compras; investimentos; licitações; manutenções; reformas;
3. Estabelecer um workflow (fluxo de trabalho) para cada um dos processos existentes no condomínio | compras; contas a pagar; contas a receber; cobrança; homologação das despesas; investimentos; processos de contratação; processos licitatórios; contratações, preservando princípios básicos de controle interno e segregação de funções;
4. Implantar um bom sistema de comunicação interna | fazer uso da todas as mídias disponíveis mantendo o condomínio devidamente informado sobre tudo o que estiver acontecendo, a cada momento, e evitar mídias polêmicas como grupos de “whatsapp”;
5. Estabelecer um sistema de mapeamento de riscos de fornecedores / prestadores de serviço – Credenciamento e Avaliação Periódica de Terceiros; administradora e do próprio condomínio | solicitar periodicamente Certidões Negativas de Débitos Relativos Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União; Regularidade do FGTS; Débito Estadual/ Municipal; Débitos Trabalhistas, etc.
6. Implantar um cronograma das atividades a serem executadas por cada colaborador | definindo o que; quando e quem, e com mecanismos comprobatórios, como planilhas formalizadas e quadros de tarefas;
7. Cerificar-se de que todas as atividades estejam em conformidade com a Convenção; Regulamento Interno e legislação pertinente;
8. Estabelecer mecanismos justos de punição para as inconformidades | certificar-se comprovadamente da ocorrência; permitir direto de defesa, cumprir rigorosamente o Regulamento Interno, de forma justa e igualmente para todos;
9. Definir um sistema de prestação de contas periódico | com o Conselho Fiscal – mensalmente; com os Condôminos a cada 06 meses, com apresentação de relatórios claros, objetivos; transparentes de fácil entendimento e que sejam auditáveis;
10. Manter os documentos comprobatórios devidamente arquivados permitindo acesso aos condôminos sempre que solicitado e com devido sistema de controle sobre asua guarda.

Com a adoção e aplicação correta desses procedimentos será possível conseguir:

• Redução de custos;
• Redução de riscos desnecessários: físicos; fiscais e trabalhistas;
• Melhor proteção dos ativos do Condomínio;
• Melhor relacionamento e maior credibilidade junto aos condôminos;
• Maior segurança na relação com prestadores de serviço e fornecedores;
• Maior transparência sobre os resultados que estão sendo alcançados | comunicação e prestação de contas;
• Melhor relacionamento com a estrutura organizacional.

Dessa forma, podemos dizer que o gestor de um condomínio precisa ter, obrigatoriamente, conhecimentos, ainda que básicos, de matérias como: contabilidade; finanças; engenharia; gestão de conflitos e processos; direito; recursos humanos; controles internos; informática e comunicação. Não atoa que ultimamente tem crescido, cada vez mais, a procura por Síndicos Profissionais.

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